Cách ghi nhớ các ITTOs trong học quản lý dự án

Có bao giờ bạn đặt ra câu hỏi trên không? Nếu có, cách làm của bạn là gì? Việc học và ghi nhớ hết các inputs, outputs, tools & techniques của từng process trong cuốn PMBOK Guide quả thật không phải điều dễ dàng, và không phải ai cũng làm được. Trên thực tế, nhiều người không thể nhớ hết tất cả ITTOs, chúng ta cũng không thể học các ITTOs bằng cách thuộc lòng. Muốn nhớ được, trước tiên chúng ta phải hiểu rõ những kiến thức cơ bản của 9 knowledge areas và 42 process groups. Sau đó, bạn sẽ phải làm cách nào để liên kết các ITTOs lại với nhau bằng một mối quan hệ nào đó. Mỗi người khác nhau sẽ có cách tiếp cận không giống nhau, điều quan trọng là bạn phải quyết định được cách nào có hiệu quả đối với bạn. Có người thì học ITTOs theo từng knowledge areas và ghi nhớ các ITTOs của knowledge area đó, có người thì học theo cách tìm các process groups có chung ITTOs...Tất nhiên, mỗi cách học đều có những ưu, khuyết điểm của nó vì vậy bạn có thể kết hợp nhiều cách học cùng một lúc để đạt được hiệu quả tối ưu. Dưới đây là một số tips học và ghi nhớ các ITTOs mà các bạn có thể tham khảo:

• Ghi lại các ITTOs của từng process group vào giấy sticky notes và dán ở những nơi dễ nhìn. Hãy biến mọi đồ dùng trong nhà trở thành những trợ thủ đắc lực giúp bạn luyện thi một cách hiệu quả:))

• Học bằng cách nhóm các ITTOs có liên quan thành một cụm từ hay câu tiếng Anh đơn giản, dễ hiểu mà bạn có thể ghi nhớ được. Ví dụ:

1. Define activity Tools & Techniques are PERTD (Planning component, Expert judgement, Rolling wave planning, Templates, Decomposition). 2. Define Scope TT are APES (Alternative Identification, Product analysis, Expert judgement, Stakeholders analysis)...

• Học các ITTOs bằng flash cards. Bạn có thể học online trên website: http://quizlet.com/5995317/remembering-ittos-flash-cards/

Tại đây có đầy đủ tất cả các ITTOs được sắp xếp và xem dưới dạng slides. Nếu không bạn có thể tự tạo flash cards cho mình.

• Nếu muốn tăng tính tương tác, bạn có thể học bằng cách làm quizzes hoặc chơi ITTOs games. Xem tại: http://ramuklina.blogspot.com/2010/06/pmp-itto-quiz.html
• Tổng hợp tất cả các ITTOs và làm practise tests. Việc làm bài tập thường xuyên là một cách rất tốt để nhớ các ITTOs.
• Vẽ mindmap ITTOs. Mindmap biểu diễn các ITTOs dưới dạng sơ đồ hình vẽ giúp bạn không cảm thấy nhàm chán và tăng khả năng ghi nhớ. Chẳng hạn, một mindmap dưới đây chắc chắn sẽ hữu ích hơn rất nhiều so với việc bạn chỉ đọc sách và nhớ theo cách thông thường.

Làm sao để thúc đẩy Team members trong đội dự án

Team members là một trong những Stakeholder quan trọng ảnh hưởng tới kết quả hay mục tiêu của dự án và bắt buộc Project Manager phải quản lý thật tốt. Một đội dự án với những nhân viên lành nghề và có mối quan hệ tốt chắc chắn sẽ giúp giảm thiểu những rủi ro không đáng có và mang lại nhiều thuận lợi cho dự án. Và nhiệm vụ của PM là luôn giữ được mối quan hệ hài hòa giữa các nhân viên trong đội dự án và truyền lửa cho họ để họ hiểu rõ hơn về dự án đang thực hiện để cùng nhau đạt được kết quả cuối cùng. Là môt PM, bạn có thể áp dụng những típ dưới đây để xây dựng đội dự án của mình với những team member luôn tràn đầy nhiệt huyết và năng lượng làm việc:

• Chỉ rõ những lợi ích của dự án nhằm tăng tính cam kết từ bản thân team members
  

Có nhiều người trong dự án, họ làm việc chỉ đơn giản là họ được phân công làm việc đó, và như vậy họ đang ở vào thế làm việc một cách bị động. Nhưng khi họ nhận ra những lợi ích to lớn mà dự án mang lại cho chính bản thân họ, cho công ty, tổ chức thì họ sẽ coi dự án là một phần của mình, thuôc trách nhiệm của mình, khi đó tinh thần tự giác và sự cam kết trong công việc được nâng cao. Là PM, bạn phải làm sao cho team của mình thấy rằng, dự án không phải của riêng ai, không phải chỉ để mình PM được hưởng lợi mà bản thân dự án đã là thành quả lao động chung của tất cả mọi người.

• Nâng cao tính khả thi của dự án để thôi thúc team kiên trì làm việc
  

Chẳng ai muốn làm những công việc mà sau đó không mang lại kết quả gì. Nếu như bạn suốt ngày than thở về tính khả thi hay khả năng thành công của dự án, thì vô hình chung bạn cũng đang làm nhụt chí các team members. Tất nhiên, điều đó không có nghĩa là bạn sẽ phải vẽ hươu vẽ vượn hay thêm thắt những điều phi thực tế vào dự án. Những gì mà dự án mang lại khi bạn truyền thông cho nhân viên phải dựa trên những số liệu có thực trong bản nghiên cứu khả thi của dự án (Feasibility Study).

• Luôn luôn nhắc nhở team về mục tiêu của dự án
  

Trong quá trình triển khai dự án, PM phải quản lý truyền thông tốt để đảm bảo tất cả mọi người đều hiểu rõ mục đích của dự án: Tại sao họ phải làm dự án này? Và mục tiêu họ cần đạt được là gì? PM có thể khéo léo lồng ghép mục tiêu của dự án với ảnh hưởng tới từng cá nhân team members như thế nào. Một khi những quyền lợi cá nhân có thể bị ảnh hưởng bởi dự án, chắc chắn họ sẽ có động lực để hăng say làm việc.

• Mang lại cho Team cảm giác làm chủ
  

Khi đã thấm nhuần mục tiêu của dự án, PM sẽ dựa trên Work Breakdown Structure để tiến hành phân công và giao việc. Mọi người sẽ phụ trách những công việc khác nhau và sự giao quyền này mang lại cho team member cảm giác họ làm chủ những tasks đó, họ sẽ có trách nhiệm đối với những gì được giao.

• Đưa ra phản hồi đầy đủ và chính xác
  

Việc theo dõi tiến độ công việc rồi đưa ra nhận xét, đánh giá và những phản hồi mang tính khích lệ sẽ là một trong những nguồn động viên rất lớn đối với team member, bởi họ biết rằng công việc mà họ đang làm, những nỗ lực mà họ đang thực hiện có thực sự mang lại kết quả. Khuyến khích team làm những thẻ “report card” để update tiến trình công việc của từng người và những vướng mắc cần giải quyết. Những feedback mang tính chia sẽ, hỗ trợ, động viên từ PM sẽ giúp họ cảm thấy tự tin hơn rất nhiều để hoàn thành công việc.

• Kiến tạo những thử thách
  

Thử thách luôn tạo ra động lực để hoàn thành một việc gì đó, mang lại sự đoàn kết gắn bó giữa các thành viên trong team, đôi khi còn là sự hài hước vui vẻ. Bạn có thể tạo ra những mini-contest thúc đẩy cả team làm việc và chắc chắn phải có giải thưởng cho người thắng cuộc. Giải thưởng không nhất thiết phải là thứ gì có giá trị, có thể chỉ đơn giản là hài hước, vui vẻ hay một sự cam kết vui nào đó từ phía cá nhân PM. Những cách thức như vậy sẽ giúp cả Project team cảm thấy đỡ áp lực và thân thiện với nhau hơn, thúc đẩy hiệu quả làm việc.

• Tổ chức ăn mừng
  

Đây là một điều có lẽ không thể thiếu trong công việc nói chung và đặc biệt trong dự án nói riêng, bởi kết thúc mỗi giai đoạn hay cả dự án là sẽ có thành phẩm và đó là lý do chính đáng để tổ chức ăn mừng. Khi đạt được một milestone hay deliverable nào lớn, PM có thể tổ chức một party cho cả đội. Đó là cách để tôn vinh thành quả lao động của cả Project team. Họ đã làm việc vất vả và họ xứng đáng được như thế. Team member sẽ cảm thấy được khuyến khích hơn rất nhiều vì công sức của họ được mọi người đón nhận và coi trọng.

Phương tiện truyền thông cho Người quản lý dự án-Project Manager

Là một Project Manager, việc nhận biết các cách thức, phương tiện truyền thông hiện có là một điều cần thiết giúp cho việc truyền thông dự án đạt được hiệu quả. Bất cứ khi nào Project Manager thông báo hay truyền thông với một stakeholder nào đó của dự án thì phương tiện mà Project Manager đó dùng sẽ ảnh hưởng một phần đến chất lượng thông điệp được truyền đi, hoặc ảnh hưởng đến người nhận. Nguy hiểm hơn, nếu Project Manager không chọn đúng kênh truyền thông thì rất dễ khiến người nhận hiểu nhầm thông điệp, điều này có thể gây nguy hại đến dự án.

Một số phương tiện truyền thông cho quản lý dự án:

Face-to-face Communication Là cách thức truyền tin dưới dạng verbal hoặc non-verbal với điều kiện người gửi và người nhận cùng ở một chỗ (same physical location). Face-to-face là phương pháp truyền thông vô cùng hiệu quả bởi thông điệp được truyền đi rõ ràng qua lời nói, cộng thêm phụ họa của body language. Với cách thức này, bạn biết được phản ứng và feedback của người nhận ngay lập tức, từ đó có những điều chỉnh, thay đổi để đạt được hiệu quả cao hơn trong việc truyền thông điệp. Một số ví dụ của phương pháp truyền thông này như: hội họp, phỏng vấn...

Two-way Remote Communication Đây là hình thức truyền tin khi người gửi và người nhận thông điệp không ở cùng một vị trí nhưng vẫn có thể nhận phản hồi từ 2 phía ngay lập tức, tuy nhiên nhữn sự phản hồi sẽ bị ảnh hưởng và hạn chế hơn so với phương pháp face-to-face. Video conference, teleconference, cellphone call, sms... là những ví dụ của hình thức truyền thông này.

Written communication Tất cả các hình thức truyền tin nào liên quan đến dạng viết (written words) đều được liệt vào hình thức này bao gồm cả formal và informal communication. Sự khác biệt cơ bản giữa hình thức này với hình thức face-to-face đó là: Khi truyền thông bằng phương pháp written communication, người truyền tin không nhận phản hồi ngay lập tức từ phía người nhận. Một thực tế là, tất cả chúng ta đều là con người bình thường nên việc hiểu sai, hiểu nhầm ý của thông điệp truyền tải là điều dễ nhận thấy. Ưu điểm của phương pháp này là có thể ghi lại những gì chúng ta đã nói hay thỏa thuận với nhau và làm rõ ý thông điệp truyền tải. Một số ví dụ điển hình như: thư từ, email, thông báo, hợp đồng...

Social Media Communication Ngày nay, đây là hình thức truyền thông rất phổ biến. Đó là sự kết hợp giữa các hình thức truyền thông khác như written communication và two-way remote communication. Tính chất khiến hình thức truyền thông này dành được sự ưa chuộng của các Project Manager đó là hình thành được sự phối kết hợp trong cả đội dự án. Rất nhiều các ví dụ điển hình cho hình thức truyền thông này như: Microsoft Sharepoint, Facebook, LinkedIn, wikis và Twitter...

One-Way Audio và Video Communication Đây là hình thức truyền tin bằng cách bạn ghi lại thông điệp dưới dạng audio hay video và người nhận có thể nghe hoặc xem vào một thời điểm khác. Những ví dụ điển hình là voicemail, podcasts và YouTube videos. Podcast và video là những hình thức truyền tải thông điệp tuyệt vời, đặc biệt với những mục đích giảng dạy. Với phương pháp này, bạn có thể truyền tải rất nhiều thông tin, đồng thời người nhận có thể lưu giữ và nghe/xem lại được nhiều lần. Việc Project Manager lựa chọn các hình thức truyền tải thông điệp nào phù hợp với nội dung thông điệp đó sẽ mang lại những hiệu quả bất ngờ, mà trước hết là các thông tin liên quan đến dự án được rõ ràng, thông suốt. Vì vậy, không phải ngẫu nhiên mà thời gian của các Project Manager dành cho việc truyền thông dự án (Communication) lên đến 90%. Quản lý tốt việc truyền thông cho dự án là một nhân tố quan trọng đảm bảo sự thành công của dự án.

Học quản lý dự án theo phương pháp Agile

Phát triển phần mềm linh hoạt (Agile software development – gọi tắt là Agile) là một nhóm các phương pháp và phương pháp luận phát triển phần mềm dựa trên các nguyên tắc phát triển phân đoạn lặp (iterative) và tăng trưởng (incremental) ra đời vào đầu những năm 90, theo đó nhu cầu và giải pháp tiến hóa thông qua sự hợp tác giữa các nhóm tự quản và liên chức năng. Agile thường sử dụng cách lập kế hoạch thích ứng (adaptive planning), việc phát triển và chuyển giao theo hướng tiến hóa; sử dụng các khung thời gian ngắn và linh hoạt để dễ dàng phản hồi lại với các thay đổi trong quá trình phát triển. Thuật ngữ agile chính thức được sử dụng rộng rãi theo cách thống nhất kể từ khi “Tuyên ngôn Agile” được giới thiệu ra công chúng năm 2001. Nhờ tính linh hoạt, đa dạng và hiệu quả cao, các phương pháp agile ngày càng trở thành sự lựa chọn hàng đầu của các khách hàng, nhà phát triển, các công ty phát triển phần mềm. Agile ra đời đã khắc phục được những yếu điểm của phương pháp Waterfall truyền thống.

Các đặc điểm của phương pháp Agile

1. Được phát triển dựa trên quy trình phát triển lặp (Interative Development) – Mỗi dự án được chia thành nhiều mảng nhỏ, dễ sử dụng và sửa đổi khi yêu cầu của khách hàng thay đổi. Dự án sẽ thực hiện từng phần nhỏ này như từng dự án nhỏ cho đến khi tất cả các yêu cầu của khách hàng được đáp ứng và dự án được bàn giao.
2. Cứ mỗi khi bàn giao các phần nhỏ được hoàn thành (deliverable) cho khách hàng, khách hàng có thể đưa ra các thay đổi hoặc các yêu cầu mới cho dự án. Theo đó, nhóm phát triển phần mềm có thể cập nhật và sửa đổi sản phẩm theo đúng yêu cầu khách hàng mà không nhất thiết phải thực hiện lại từ đầu.
3. Từng phẩn nhỏ của dự án được test ngay trong quá trình làm dự án bằng các Unit test tương ứng bởi chính các lập trình viên thay vì các tester độc lập. Quá trình test này được thực hiện trong quá trình phát triển trước khi tích hợp phần mềm.
4. Yêu cầu về việc gặp mặt trao đổi thông tin thường xuyên , cùng bàn bạc và thống nhất để hoàn thành dự án đúng thời hạn, đồng thời cũng có sự tiếp xúc với khách hàng thường xuyên để cập nhật những thay đổi về yêu cầu.
5. Vì các quá trình của Agile đều thực hiện với nhân lực hoàn toàn là các lập trình viên trong nhóm ban đầu, nên yêu cầu về kĩ năng của các lập trình viên sẽ cao hơn và phải có kinh nghiệm trong lập trình và kiểm thử .

Agile phù hợp với các dự án có đặc điểm sau:

Mức độ rủi ro thấp. Thành viên nhóm có kinh nghiệm. Yêu cầu thay đổi thường xuyên. Kích thước nhóm nhỏ. Các thành viên làm việc cùng một địa điểm. Văn hóa công ty ưa thích sự “không trật tự” (thrive on chaos). Phương pháp này là tuyệt hảo cho các dự án nhỏ có từ hai tới tám người cùng làm việc và thường xuyên trao đổi với nhau. Khía cạnh then chốt của Lập trình Agile là từng thành viên trong nhóm làm nhiều điều từ giao tiếp với khách hàng, thu nhận yêu cầu, thiết kế kiến trúc, cho tới thiết kế cụ thể, viết mã, và đưa sản phẩm ra thị trường. Phương pháp Agile có thể không có hiệu quả trong môi trường của các dự án lớn hay các tích hợp lớn, điển hình có sự tham gia của hàng trăm người làm việc cùng với nhau. Vì Agile tập trung cho các dự án nhỏ và có thời gian hoàn tất ngắn, phương pháp này đòi hỏi có những cá nhân tài năng, những người sẵn lòng làm mọi chuyện và có năng lực tổng quát hóa, có thể làm qua nhiều công đoạn trong vòng đời truyền thống của sản phẩm (phần mềm). Phương pháp Agile cần có các cá nhân đa năng, có động lực, biết nghiên cứu, biết phân tích, biết sáng tạo, và có các kỹ năng giao tiếp cần thiết để hiểu thấu các vấn đề của khách hàng. Họ cũng phải là những người làm việc nhóm có tính kỹ luật, và là những kỹ sư phần mềm tài ba có thể cho ra đời sản phẩm đúng hạn thời gian cho phép. 

Đọc hiểu tài liệu Tiếng Anh PMP-Học quản lý dự án

Bạn có bao giờ gặp phải những vướng mắc trong việc đọc tài liệu PMP không? Bạn đang loay hoay không hiểu ý câu hỏi là gì? Ý nghĩa của những thuật ngữ chuyên ngành trong tiếng Việt như thế nào???…Nếu bạn đang gặp phải ít nhất 1 trong các vấn đề trên thì bạn nên dành chút thời gian đọc và xem các nguồn tài liệu mà chúng tôi cung cấp dưới đây để làm giàu thêm vốn tiếng Anh của mình – một trong những chìa khóa dẫn tới thành công trong kì thi lấy chứng chỉ PMP.
 
Trong quá trình luyện thi, bạn sẽ phải đọc và hiểu rất nhiều tài liệu về Project Management hay các sách luyện thi PMP, và 100% các sách này toàn viết bằng tiếng Anh (đó là không kể một loạt các thuật ngữ chuyên ngành về quản lý dự án). Nhiều bác có kinh nghiệm luyện thi PMP chia sẻ rằng đọc các sách luyện thi PMP như "ru ngủ" và khá là khó nhằn, đặc biệt là cuốn PMBOK Guide. Chúng tôi xin cung cấp các bạn một số mẹo nhỏ sau đây:
 
1. Để tìm hiểu ý nghĩa của một thuật ngữ, thay vì dùng từ điển, hãy sử dụng các công cụ tìm kiếm trực quan. Ví dụ:
 
    Bạn muốn tìm hiểu về Tornado Diagram, hãy sử dụng Google Images.
    Bạn muốn tìm hiểu về Critical Chain Method, hãy sử dụng Youtube.
    Bạn muốn tìm hiểu Input, Output, ví dụ Project Charter hãy sử dụng Google từ khóa Project Charter template
 
Tối đa hóa sự tìm kiếm trực quan sẽ giúp bạn dễ hình dung và nhớ lâu hơn về thuật ngữ.
 
2. Trao đổi, thảo luận ngay với giáo viên hoặc các học viên của PMA. 90% thời gian của PM là dành cho giao tiếp, vì thế đừng tiết kiệm sự giao tiếp của bạn. Trao đổi, thảo luận sẽ giúp bạn nhớ lâu hơn rất nhiều.
 
3. Trong lĩnh vực quản lý dự án, có những từ có nghĩa tiếng Việt tương đương, có những từ nghĩa tiếng Việt gần tương đương, có những từ không có Tiếng Việt tương đương
 
    Ví dụ: Thuật ngữ Project Charter. Có nơi dịch là Hiến chương Dự Án, có nơi dịch là Tôn chỉ Dự Án, …Tất cả những cách dịch trên đều khá lạ lẫm, chưa thống nhất chuẩn hóa, và điều quan trọng nhất là nó giúp người đọc hình dung ra nội dung ý nghĩa của tài liệu này.
    Ví dụ khác: Thuật ngữ Stakeholder. Nghĩa tiếng việt thông thường là Các bên liên quan. Cách dịch này dễ làm cho người đọc hiểu nhầm: là chỉ các đối tượng bên ngoài có liên quan tới dự án, ví dụ như Chủ đầu tư, Khách hàng, etc.. Tuy nhiên theo định nghĩa của PMBOK thì tất cả các bên có liên quan tới dự án, kể cả bên ngoài, lẫn bên trong: bao gồm PM và Đội dự án.
 
4. Lời khuyên cho của chúng tôi cho các bạn: Trừ khi công việc chính của các bạn là dịch thuật, còn nếu không phải thì đừng cố dịch ra tiếng Việt, hãy đọc và cố gắng nắm bắt ý nghĩa của thuật ngữ. Đọc theo ý, chứ không phải theo từ.
5. Thay đổi thói quen giao tiếp và làm việc. Hãy bắt đầu áp dụng ngay các công cụ và kỹ thuật bạn học trong PMBOK vào công việc. Sử dụng thuật ngữ tiếng Anh nhiều nhất có thể. Đừng ngại sử dụng hay bị chê sinh ngoại, nếu bạn làm việc một cách nghiêm túc, và đạt được hiệu quả công việc, thì không ai dám cười bạn cả.
6. Học và ghi nhớ mục thuật ngữ (glossary) trong cuốn PMBOK Guide để biết những thuật ngữ hay dùng.
7. Sử dụng các phần mềm từ điển chuyên ngành quản lý dự án. Bạn có thể tìm thấy rất nhiều những tài liệu này ở trên mạng. Hoặc liên hệ với giảng viên của chúng tôi để có thêm thông tin.
Một điều mà bạn nên nhớ đó là, kì thi PMP là một kỳ thi khó, có những từ hay cấu trúc có thể rất quen thuộc với bạn nhưng lại được dùng theo 1 nghĩa khác trong các câu hỏi của bài thi, chẳng hạn như: if, likely, in place, finish, complete….Vì vậy, bạn nên ôn luyện thật nhiều để đảm bảo hiểu rõ những nét nghĩa khác biệt này.
Trên đây chỉ là một số tip mà chúng tôi đưa ra giúp bạn trau dồi vốn tiếng Anh của mình để sẵn sàng tham gia thi PMP. Nếu các bạn áp dụng triệt để những mẹo ở trên, bạn sẽ thấy tốc độ đọc tài liệu của bạn thay đổi chỉ sau 1 tháng. Ngoài ra, bạn có thể vào diễn đàn VietPMP mục Tiếng Anh và Dịch Thuật để tìm hiểu những kinh nghiệm bổ ích và xem các dạng câu hỏi thường gặp trong kì thi PMP. Chúc các bạn thành công!

Sự khác nhau giữa giờ đào tạo quản lý dự án (Contact Hours) và đơn vị phát triển sự nghiệp (PDUs)

Nếu bạn đang có dự định thi lấy chứng chỉ PMP, bạn phải phân biệt được sự khác nhau giữa Giờ đào tạo (Contact Hours) và Đơn vị phát triển sự nghiệp (PDUs).

Sự khác biệt cơ bản giữa hai khái niệm này là: Giờ đào tạo phải được tích lũy trước khi thi PMP, trong khi đó PDUs được tích lũy sau khi thi PMP. Trước khi thi lấy chứng chỉ PMP, bạn phải có đủ 35 giờ được đào tạo về quản lý dự án, và cứ 3 năm một lần bạn phải tích lũy được 60 PDUs để gia hạn chứng chỉ PMP. Tuy nhiên, xét về nội dung thì 2 khái niệm này có thể giống nhau.

Yêu cầu về contact hours:

Số giờ đào tạo(contact hours) cần phải có để dự thi PMP là 35 giờ. Bạn phải có đủ số giờ yêu cầu trước khi nộp đơn đăng kí dự thi PMP. Xét về tính liên quan đến quản lý dự án, việc đào tạo phải bao gồm một trong những lĩnh vực sau:

• Chất lượng dự án
• Quy mô dự án
• Quy trình dự án
• Ngân sách dự án
• Truyền thông về dự án
• Rủi ro của dự án
• Hợp đồng mua bán liên quan đến dự án
• Quản lý tổng thể dự án

Tích lũy contact hours:

Bạn có thể tham gia vào một lớp học hay khóa học nào đó đào tạo về quản lý dự án để có đủ số giờ yêu cầu trên. Không giống như giờ kinh nghiệm làm việc, số giờ đào tạo không có hạn chế về mặt thời gian trước khi nộp đơn đăng kí dự thi PMP. Bất cứ một lớp học mà bạn tham gia, dù ở độ tuổi nào đều được tính vào số giờ đào tạo, miễn là có liên quan đến lĩnh vực quản lý dự án. Giả sử, nếu Công ty của bạn tổ chức khóa đào tạo về sử dụng các phần mềm quản lý dự án như MS Project, Primavera, QTask, or Prolog…, bạn đều có thể tính vào contact hours.

Tuy nhiên, cách hay nhất là bạn nên tích lũy contact hours qua các lớp học liên quan đến quản lý dự án, nhưng không phải khóa học nào cũng dành nhiều thời gian đào tạo về chuyên môn quản lý dự án và thậm chí đó không phải là chủ đề chính của khóa học.

Bạn nên nhớ rằng, bất cứ điều gì trong hồ sơ đăng kí dự thi của bạn đều có thể là đối tượng của vòng kiểm định. Vì vậy, tốt nhất bạn chỉ nên liệt kê những giờ đào tạo mà bạn có thể dễ dàng thu thập tài liệu, giấy tờ chứng nhận. Trong quá trình tích lũy giờ đào tạo, hãy giữ lại những bản copy giáo trình của khóa học hay các tài liệu khác để sau này cần dùng cho việc chuẩn bị tài liệu kiểm định. Đối với mỗi khóa học mà bạn tham gia, cũng nên giữ lại bản copy của giấy chứng nhận hoàn thành khóa học, kết quả thi cuối khóa hay kết quả học tập…

Phương pháp tích lũy contact hours

Có rất nhiều hình thức đào tạo khác nhau. Khóa học về quản lý dự án có thể diễn ra dưới dạng lớp học hay các hội nghị, hội thảo trên website hoặc cũng có thể là những file podcast, video được ghi âm từ trước. Trong cuốn PMP Handbook, PMI có đưa ra một số đơn vị cung cấp những khóa đào tạo quản lý dự án, từ đó bạn có thể tích lũy đủ số giờ yêu cầu:

• Các Trung tâm đào tạo trực thuộc PMI (REPs)
• Các đơn vị thành viên của PMI
• Các chương trình đào tạo do các Công ty/Tổ chức tài trợ
• Các Công ty/Trung tâm đào tạo
• Các Trung tâm đào tạo từ xa, có tổ chức thi đánh giá cuối khóa
• Các trường Đại hoc, cao đẳng

Những đơn vị đã được phê chuẩn đào tạo:

Nếu PMI hay các Trung tâm đào tạo trực thuộc PMI (REPs), các đơn vị thành viên của PMI (chi nhánh đại diện, các nhóm công tác chuyên môn) tổ chức các khóa đào tạo về QLDA, thì những giờ học đó được phê chuẩn và công nhận là giờ đào tạo. Tuy nhiên, cũng có những ngoại lệ, chẳng hạn như, các buổi họp của chi nhánh đại diện sẽ không được tính là giờ đào tạo. Chỉ những cuộc họp triển khai hoạt động đào tạo mới được tính. Về cơ bản thì bất kì hình thức nào liên quan đến vấn đề này đều có thể được tính vào số giờ đào tạo, ngoại trừ hình thức tự học như đọc sách hay xem các video có giáo viên hướng dẫn…

Các chương trình cung cấp contact hours

Các buổi hội thảo chuyên đề luyện thi PMP được đưa ra dưới những thời điểm, lịch trình và hình thức khác nhau. Hầu hết các chi nhánh đại diện hay các Công ty đào tạo đều tổ chức những khóa học luyện thi có giáo viên hướng dẫn. Ngoài ra còn có rất nhiều chương trình tự học trên Internet, DVD hay Podcast. Một điểm chung của các khóa học này là nhằm giúp bạn ôn thi một cách hiệu quả nhất đồng thời cung cấp cho bạn đủ 35 giờ đào tạo.

Các lớp luyện thi PMP trực tuyến cung cấp contact hours:

Nếu bạn muốn tích lũy số contact hours thông qua các khóa học trực tuyến thì bạn phải nhớ một điều quan trọng sau đây: Khi tham gia một lớp học trực tuyến, thì bắt buộc khóa học đó phải có một bài kiểm tra đánh giá vào cuối khóa trước khi họ cấp cho bạn giấy chứng nhận đủ giờ đào tạo. Nếu không có bài kiểm tra này thì dù là giấy chứng nhận hay bất kì giấy tờ khác đều không có giá trị đối với kì thi PMP.

Kỹ năng giao tiếp cần có của một PMP- Kỹ năng lãnh đạo

Kỹ năng lãnh đạo là một trong những kĩ năng quan trọng nhất mà một nhà quản lý dự án cần phải có. Vì người quản lý dự án không phải lúc nào cũng có thẩm quyền cao hơn so với những thành viên khác của đội dự án, mà chỉ là họ được giao trọng trách và biết cách vận dụng những kĩ năng lãnh đạo để quản lý dự án. Có thể đây sẽ là một công việc rất khó nhưng nếu bạn có kĩ năng lãnh đạo tốt điều này sẽ mang lại hiệu quả rất lớn trong công việc bởi kĩ năng đó được xây dựng dựa trên sự tôn trọng và tin tưởng.

Vai trò lãnh đạo của người quản lý còn đặc biệt quan trọng khi bắt đầu khởi sự dự án nhằm xác định tầm nhìn chiến lược của dự án và truyền thông dự án cho cả đội. Điều này giúp cho tất cả các thành viên trong đội dự án nắm bắt những mục tiêu cần đạt được của dự án. Người có kĩ năng lãnh đạo tốt phải có khả năng truyền cảm hứng và động viên các thành viên để họ có thể làm việc hết khả năng của mình.

Tuy nhiên, kĩ năng lãnh đạo không phải những kĩ năng mà bạn có thể dễ dàng học được từ sách vở. Bạn có thể tìm đọc những quy tắc cơ bản trong sách vở, nhưng điều quan trọng là sau đó bạn phải áp dụng được vào thực tế công việc, như vậy thì bạn mới biết rằng những điều bạn tích lũy được có thực sự hiệu quả hay không. Hãy trau dồi những kĩ năng cần có của để trở thành một PMP xuất sắc trong tương lai!