Vai trò và nhiệm vụ của một người quản lý dự án Office (PMO)

Khi nói đến PMO, hầu hết mọi người đều nghĩ đó là một phòng ban tập hợp rất nhiều các nhà Quản lý dự án – Project Manager và một loạt các quy trình, thủ tục mà họ phải tuân theo khi thực hiện dự án. Dưới đây là mô hình minh họa 3 vai trò chính của một PMO:

Ba vai trò đó là Strategic, Governance và Historical, ứng với mỗi vai trò này là một hành động bao trùm lên toàn bộ quy trình: Plan-Do-Check. Ngoài ra, mỗi PMO đều có các procedures, templates, tools hay metrics để hỗ trợ các Project Manager thực hiện các vai trò này một cách hiệu quả. Một PMO có thể có nhiều Project Manager, nhưng người trực tiếp quản lý hay điều hành PMO đó không nhất thiết phải là một Project Manager, mà có thể là từ các phòng ban chức năng khác trong Công ty, tổ chức.

Vai trò lớn nhất của PMO là việc lập các kế hoạch chiến lược trong quản lý dự án (Strategic Role). Đó là khi PMO làm việc với các nhà lãnh đạo, quản lý cấp trên của Công ty để lựa chọn ra những dự án phù hợp nhất với những mục tiêu phát triển chiến lược của Công ty và cũng mang lại lợi nhuận cao nhất. Việc này có thể được tiến hành thông qua việc kết hợp phân tích tỉ số chi phí-lợi nhuận và dùng một hệ thống đánh giá, cho điểm để phân tích tất cả các khía cạnh của một dự án trước khi lựa chọn. Đôi khi trong nhiều trường hợp sẽ có một Executive Team có nhiệm vụ tìm hiểu và cung cấp tất cả những thông tin hay yêu cầu về dự án để PMO có thể chọn lựa được dự án hấp dẫn nhất. Vai trò quan trọng được coi là đặc trưng của PMO là Governance Role. Đây là điều không thể thiếu với mọi PMO với nhiệm vụ là giám sát các dự án đang thực thi để đảm bảo đúng quy trình, thủ tục cần có của dự án. Trong quá trình làm công tác thanh tra, giám sát, bạn sẽ phải dùng nhiều những guides, templates hay Project portfolio tools để trợ giúp cho các Project Manager quản lý theo đúng quy trình của PMO. Vai trò cuối cùng của PMO là nơi lưu giữ tất cả những dữ liệu, thông tin về dự án (Historical). Những tài liệu này vừa để kiểm định thành quả của dự án, những gì dự án đã hoàn thành, vừa là nguồn tham khảo cho các dự án tương tự trong tương lai của Công ty. Khi dự án đã hoàn tất hay thậm chí bị hủy bỏ, thì tất cả những tài liệu liên quan phải được lưu giữ trong kho tài liệu của PMO. Bởi vì, một dự án được triển khai đòi hỏi nhiều nguồn lực, những nguồn lực đó có thể từ các phòng ban chức năng khác nhau (functional department), vì vậy phải có một nơi để tập hợp lại tất cả các dữ liệu của dự án. Đó chính là vai trò của PMO. Trong quá trình triển khai dự án của Công ty, PMO cùng với Project Manager của dự án sẽ làm nhiệm vụ giám sát, điều phối và quản lý sao cho dự án không đi chệch hướng và đạt được mục tiêu ban đầu đã đặt ra. Nhiệm vụ của một PMO

1. Cung cấp các quy trình, phương pháp luận và các tiêu chuẩn để quản lý dự án PMO là nơi xây dựng ra các best practices, principles, templates và việc chuẩn hóa các quy trình này cho phép các Project Manager có thể áp dụng chúng vào hầu hết tất cả các dự án khác nhau.

2. Đảm bảo các chuẩn hóa, nguyên tắc quản lý dự án được áp dụng PMO là nơi phát triển đồng thời cũng là bộ phận theo dõi, giám sát để đảm bảo quá trình quản lý dự án được áp dụng theo đúng quy trình và nguyên tắc.

3. Thu thập dữ liệu dự án và thông tin sản phẩm phục vụ công tác kiểm tra PMO tiến hành thu thập thông tin của tất cả các dự án đang được triển khai trong Công ty, tổ chức từ các Project Manager. Những thông tin này sẽ được cập nhật thường xuyên vào một nguồn lưu giữ nào đó do Công ty, tổ chức quy định hoặc các công cụ hỗ trợ có thể là project dashboards.

4. Đưa ra chỉ dẫn hay hỗ trợ cho các Project Manager Với nhiệm vụ này, PMO có thể được liên tưởng như một Centre of excellence trong lĩnh vực quản lý dự án. Trên thực tế khi triển khai dự án, chúng ta sẽ gặp phải rất nhiều vấn đề mà một mình Project Manager không thể kiểm soát được hết, những lúc như vậy PMO là cơ quan tham vấn quan trọng nhất. Ngoài nhiệm vụ này, PMO còn có nhiệm vụ tổ chức các lớp huấn luyện đặc biệt cho Project Manager nếu cần thiết, hoặc cho những Project Manager mới vào tổ chức để họ hiểu được cách thức vận hành và quản lý dự án của Công ty, tổ chức như thế nào.

5. Quản lý và điều phối Programs hoặc Portfolios Đối với những Công ty, tổ chức lớn thì vai trò và nhiệm vụ của PMO là vô cùng cần thiết.Bởi Project Manager không thể quản lý được hết tất cả các dự án lớn nhỏ. Với những Program hay Portfolio thì PMO tỏ ra là một lựa chọn sáng suốt nhất.