Phương tiện truyền thông cho Người quản lý dự án-Project Manager

Là một Project Manager, việc nhận biết các cách thức, phương tiện truyền thông hiện có là một điều cần thiết giúp cho việc truyền thông dự án đạt được hiệu quả. Bất cứ khi nào Project Manager thông báo hay truyền thông với một stakeholder nào đó của dự án thì phương tiện mà Project Manager đó dùng sẽ ảnh hưởng một phần đến chất lượng thông điệp được truyền đi, hoặc ảnh hưởng đến người nhận. Nguy hiểm hơn, nếu Project Manager không chọn đúng kênh truyền thông thì rất dễ khiến người nhận hiểu nhầm thông điệp, điều này có thể gây nguy hại đến dự án.

Một số phương tiện truyền thông cho quản lý dự án:

Face-to-face Communication Là cách thức truyền tin dưới dạng verbal hoặc non-verbal với điều kiện người gửi và người nhận cùng ở một chỗ (same physical location). Face-to-face là phương pháp truyền thông vô cùng hiệu quả bởi thông điệp được truyền đi rõ ràng qua lời nói, cộng thêm phụ họa của body language. Với cách thức này, bạn biết được phản ứng và feedback của người nhận ngay lập tức, từ đó có những điều chỉnh, thay đổi để đạt được hiệu quả cao hơn trong việc truyền thông điệp. Một số ví dụ của phương pháp truyền thông này như: hội họp, phỏng vấn...

Two-way Remote Communication Đây là hình thức truyền tin khi người gửi và người nhận thông điệp không ở cùng một vị trí nhưng vẫn có thể nhận phản hồi từ 2 phía ngay lập tức, tuy nhiên nhữn sự phản hồi sẽ bị ảnh hưởng và hạn chế hơn so với phương pháp face-to-face. Video conference, teleconference, cellphone call, sms... là những ví dụ của hình thức truyền thông này.

Written communication Tất cả các hình thức truyền tin nào liên quan đến dạng viết (written words) đều được liệt vào hình thức này bao gồm cả formal và informal communication. Sự khác biệt cơ bản giữa hình thức này với hình thức face-to-face đó là: Khi truyền thông bằng phương pháp written communication, người truyền tin không nhận phản hồi ngay lập tức từ phía người nhận. Một thực tế là, tất cả chúng ta đều là con người bình thường nên việc hiểu sai, hiểu nhầm ý của thông điệp truyền tải là điều dễ nhận thấy. Ưu điểm của phương pháp này là có thể ghi lại những gì chúng ta đã nói hay thỏa thuận với nhau và làm rõ ý thông điệp truyền tải. Một số ví dụ điển hình như: thư từ, email, thông báo, hợp đồng...

Social Media Communication Ngày nay, đây là hình thức truyền thông rất phổ biến. Đó là sự kết hợp giữa các hình thức truyền thông khác như written communication và two-way remote communication. Tính chất khiến hình thức truyền thông này dành được sự ưa chuộng của các Project Manager đó là hình thành được sự phối kết hợp trong cả đội dự án. Rất nhiều các ví dụ điển hình cho hình thức truyền thông này như: Microsoft Sharepoint, Facebook, LinkedIn, wikis và Twitter...

One-Way Audio và Video Communication Đây là hình thức truyền tin bằng cách bạn ghi lại thông điệp dưới dạng audio hay video và người nhận có thể nghe hoặc xem vào một thời điểm khác. Những ví dụ điển hình là voicemail, podcasts và YouTube videos. Podcast và video là những hình thức truyền tải thông điệp tuyệt vời, đặc biệt với những mục đích giảng dạy. Với phương pháp này, bạn có thể truyền tải rất nhiều thông tin, đồng thời người nhận có thể lưu giữ và nghe/xem lại được nhiều lần. Việc Project Manager lựa chọn các hình thức truyền tải thông điệp nào phù hợp với nội dung thông điệp đó sẽ mang lại những hiệu quả bất ngờ, mà trước hết là các thông tin liên quan đến dự án được rõ ràng, thông suốt. Vì vậy, không phải ngẫu nhiên mà thời gian của các Project Manager dành cho việc truyền thông dự án (Communication) lên đến 90%. Quản lý tốt việc truyền thông cho dự án là một nhân tố quan trọng đảm bảo sự thành công của dự án.