Làm sao để thúc đẩy Team members trong đội dự án

Team members là một trong những Stakeholder quan trọng ảnh hưởng tới kết quả hay mục tiêu của dự án và bắt buộc Project Manager phải quản lý thật tốt. Một đội dự án với những nhân viên lành nghề và có mối quan hệ tốt chắc chắn sẽ giúp giảm thiểu những rủi ro không đáng có và mang lại nhiều thuận lợi cho dự án. Và nhiệm vụ của PM là luôn giữ được mối quan hệ hài hòa giữa các nhân viên trong đội dự án và truyền lửa cho họ để họ hiểu rõ hơn về dự án đang thực hiện để cùng nhau đạt được kết quả cuối cùng. Là môt PM, bạn có thể áp dụng những típ dưới đây để xây dựng đội dự án của mình với những team member luôn tràn đầy nhiệt huyết và năng lượng làm việc:

• Chỉ rõ những lợi ích của dự án nhằm tăng tính cam kết từ bản thân team members
  

Có nhiều người trong dự án, họ làm việc chỉ đơn giản là họ được phân công làm việc đó, và như vậy họ đang ở vào thế làm việc một cách bị động. Nhưng khi họ nhận ra những lợi ích to lớn mà dự án mang lại cho chính bản thân họ, cho công ty, tổ chức thì họ sẽ coi dự án là một phần của mình, thuôc trách nhiệm của mình, khi đó tinh thần tự giác và sự cam kết trong công việc được nâng cao. Là PM, bạn phải làm sao cho team của mình thấy rằng, dự án không phải của riêng ai, không phải chỉ để mình PM được hưởng lợi mà bản thân dự án đã là thành quả lao động chung của tất cả mọi người.

• Nâng cao tính khả thi của dự án để thôi thúc team kiên trì làm việc
  

Chẳng ai muốn làm những công việc mà sau đó không mang lại kết quả gì. Nếu như bạn suốt ngày than thở về tính khả thi hay khả năng thành công của dự án, thì vô hình chung bạn cũng đang làm nhụt chí các team members. Tất nhiên, điều đó không có nghĩa là bạn sẽ phải vẽ hươu vẽ vượn hay thêm thắt những điều phi thực tế vào dự án. Những gì mà dự án mang lại khi bạn truyền thông cho nhân viên phải dựa trên những số liệu có thực trong bản nghiên cứu khả thi của dự án (Feasibility Study).

• Luôn luôn nhắc nhở team về mục tiêu của dự án
  

Trong quá trình triển khai dự án, PM phải quản lý truyền thông tốt để đảm bảo tất cả mọi người đều hiểu rõ mục đích của dự án: Tại sao họ phải làm dự án này? Và mục tiêu họ cần đạt được là gì? PM có thể khéo léo lồng ghép mục tiêu của dự án với ảnh hưởng tới từng cá nhân team members như thế nào. Một khi những quyền lợi cá nhân có thể bị ảnh hưởng bởi dự án, chắc chắn họ sẽ có động lực để hăng say làm việc.

• Mang lại cho Team cảm giác làm chủ
  

Khi đã thấm nhuần mục tiêu của dự án, PM sẽ dựa trên Work Breakdown Structure để tiến hành phân công và giao việc. Mọi người sẽ phụ trách những công việc khác nhau và sự giao quyền này mang lại cho team member cảm giác họ làm chủ những tasks đó, họ sẽ có trách nhiệm đối với những gì được giao.

• Đưa ra phản hồi đầy đủ và chính xác
  

Việc theo dõi tiến độ công việc rồi đưa ra nhận xét, đánh giá và những phản hồi mang tính khích lệ sẽ là một trong những nguồn động viên rất lớn đối với team member, bởi họ biết rằng công việc mà họ đang làm, những nỗ lực mà họ đang thực hiện có thực sự mang lại kết quả. Khuyến khích team làm những thẻ “report card” để update tiến trình công việc của từng người và những vướng mắc cần giải quyết. Những feedback mang tính chia sẽ, hỗ trợ, động viên từ PM sẽ giúp họ cảm thấy tự tin hơn rất nhiều để hoàn thành công việc.

• Kiến tạo những thử thách
  

Thử thách luôn tạo ra động lực để hoàn thành một việc gì đó, mang lại sự đoàn kết gắn bó giữa các thành viên trong team, đôi khi còn là sự hài hước vui vẻ. Bạn có thể tạo ra những mini-contest thúc đẩy cả team làm việc và chắc chắn phải có giải thưởng cho người thắng cuộc. Giải thưởng không nhất thiết phải là thứ gì có giá trị, có thể chỉ đơn giản là hài hước, vui vẻ hay một sự cam kết vui nào đó từ phía cá nhân PM. Những cách thức như vậy sẽ giúp cả Project team cảm thấy đỡ áp lực và thân thiện với nhau hơn, thúc đẩy hiệu quả làm việc.

• Tổ chức ăn mừng
  

Đây là một điều có lẽ không thể thiếu trong công việc nói chung và đặc biệt trong dự án nói riêng, bởi kết thúc mỗi giai đoạn hay cả dự án là sẽ có thành phẩm và đó là lý do chính đáng để tổ chức ăn mừng. Khi đạt được một milestone hay deliverable nào lớn, PM có thể tổ chức một party cho cả đội. Đó là cách để tôn vinh thành quả lao động của cả Project team. Họ đã làm việc vất vả và họ xứng đáng được như thế. Team member sẽ cảm thấy được khuyến khích hơn rất nhiều vì công sức của họ được mọi người đón nhận và coi trọng.