Kĩ năng ra quyết định của một người quản lý dự án

Mỗi ngày trôi qua, chúng ta lại có hàng trăm thứ phải quyết định, có thể là tốt, cũng có thể không tốt nhưng không ai tránh khỏi. Với người quản lý dự án cũng vậy, họ cũng phải liện tục đưa ra các quyết định trong quá trình quản trị dự án. Và không phải lúc nào mọi chuyện cũng thuận buồm xuôi gió, đôi khi Project Manager phải đứng trước những quyết định lớn lao, có ảnh hưởng đến sự thành bại của dự án; vì vậy đòi hỏi PM phải có những kĩ năng trong việc ra quyết định để tránh gặp phải sai lầm đáng tiếc. Vì lẽ đó mà kĩ năng ra quyết định (decision-making skill) được coi là một trong những kĩ năng mềm (Interpersonal skills) quan trọng mà một Project Manager cần phải có. Dưới đây là một phương pháp ra quyết định dựa trên 5 bước sau:
1. Không nên vội vàng đưa ra một quyết định Đôi khi bạn đã có sẵn quyết định trong đầu mình nhưng cũng đừng vì thế mà bạn đưa ra quyết định đó ngay tức khắc. Bởi có thể tại thời điểm đó, bạn cho đó là một quyết định đúng đắn nhưng sau khi suy xét lại hay khi bạn đứng ở một góc độ khác của vấn đề, biết đâu bạn sẽ có một quyết định đúng đắn, tối ưu hơn?. Hãy đứng trên quan điểm của những người liên quan để ra quyết định, đó cũng là cách khiến quyết định của bạn trở nên chính thống và không rơi vào chủ nghĩa cá nhân khi có sự tham gia của mọi người.
2. Tìm hiểu vấn đề Thường thì khi đứng trước một vấn đề nào đó, người ta sẽ cân nhắc xem đưa ra quyết định nào để giải quyết tình huống. Nhưng trên thực tế, việc làm này là không khoa học và đúng đắn, mà trước đó, với vai trò là Project Manager bạn phải tiến hành tìm hiểu mấu chốt vấn đề, phân tích, đánh giá dựa trên những thông tin sẵn có trong dự án. Những nguồn thông tin này là tài sản quý giá giúp PM trong quá trình ra quyết định, để quyết định đưa ra mang lại hiệu quả cho dự án.

3. Liên hệ kết quả sau khi đưa ra quyết định Có những quyết định quan trọng có thể làm thay đổi tiến độ hay kết quả của dự án. Trước những quyết định lớn lao như thế, bạn chớ nên hấp tấp vội vã mà hãy ngừng lại một chút và suy ngẫm về hậu quả gì sẽ sảy ra sau khi bạn quyết định một việc nào đó. Đó là cách để Project Manager kiểm soát tốt hơn những rủi ro không thể lường trước được bởi khi phải quyết định một điều gì đó tức là bạn đứng trước một sự thay đổi và thay đổi thường dễ dẫn đến rủi ro. Những hậu quả, ảnh hưởng mà bạn tưởng tượng đến có thể không gây tác động lớn đến dự án trong thời gian ngắn nhưng về lâu dài thì bạn phải cân nhắc thật kĩ và đưa những rủi ro đó vào tầm kiểm soát.
4. Lập danh sách tất cả các phương án Có thể nhiều người cho rằng việc làm này là mất thời gian và không cần thiết. Tuy nhiên, để quá trình ra quyết định của một Project Manager đảm bảo tính khoa học và chính xác thì không thể thiểu đi bước quan trọng này. Đó là bước để Project Manager có thể vận dụng triệt để technique team buy-in nhằm tìm ra tất cả các giải pháp, cách tiếp cận cho vấn đề.
5. Chọn giải pháp tối ưu nhất cho việc ra quyết định và các phương án dự phòng Sau khi đã có trong tay list các giải pháp, Project Manager sẽ phải tiến hành phân tích các ưu nhược điểm của từng giải pháp và chọn ra giải pháp cuối cùng với tính khả thi cao nhất. Bên cạnh đó, để giải quyết triệt để những rủi ro nếu có thể sảy ra, Project Manager phải vạch ra những phương án dự phòng thay thế trong trường hợp phương án tối ưu bên trên không phát huy hết tác dụng. Khi đứng trước một vấn đề, sẽ có rất nhiều cách giải quyết khác nhau, đồng thời mỗi quyết định đưa ra cũng khác nhau dựa vào quan điểm, thái độ hay cách nhìn nhận đánh giá của mỗi người. Với cách tiếp cận khoa học như vậy, Project Manager sẽ tìm được phương án hợp lý, khả thi nhất trong quá trình ra quyết định và đảm bảo những quyết định đó là đúng đắn, mang lại giá trị cho dự án.