Kĩ năng quan trọng đối với một người quản lý dự án

Kĩ năng giải quyết vấn đề là một quá trình thuộc về tâm lý liên quan đến việc phát hiện, phân tích và giải quyết vấn đề. Mục đích cuối cùng là vượt qua được những trở ngại và tìm ra một giải pháp tối ưu cho vấn đề đó. Để đưa ra một giải pháp tốt nhất thì bạn phải dựa vào những đặc tính của tình huống đó. Việc này đòi hỏi người quản lý dự án  phải có đầu óc linh hoạt, nhạy bén. Bạn nên xây dựng cho mình một cách tiếp cận và giải quyết vấn đề có hệ thống, khoa học để tránh cái nhìn phiến diện và giải quyết được triệt để vấn đề. Nhiều người gọi quá trình giải quyết vấn đề là Problem-solving cycle. Dưới đây là một cách tiếp cận theo hệ thống từng bước một có thể hữu ích đối với bạn khi gặp phải vấn đề cần giải quyết:
1. Xác định vấn đề Đây là bước đầu tiên cũng là bước quan trọng trong quá trình giải quyết vấn đề, là nơi gây ra nhiều tranh cãi nhất. Với vai trò là người quản lý dự án, chắc chắn bạn phải xác định được đúng vấn đề đang xảy ra. Từ hiện trạng của vấn đề và thông tin từ team member, bạn có thể tự đặt ra những câu hỏi như sau:

• Điều gì khiến bạn nghĩ là đã xảy ra vấn đề?
• Nó xảy ra ở đâu? Khi nào và như thế nào?
• Vấn đề xảy ra có liên quan trực tiếp đến ai? (Bạn không nên ngay lập tức phải tìm bằng được người gây ra lỗi, có khi vấn đề xảy ra không phải lỗi của họ. Như vậy sẽ tạo ra không khí căng thẳng trong nhóm quản lý dự án).
• Tại sao vấn đề lại sảy ra?

Đối với những vấn đề phức tạp, bạn có thể chia nhỏ hoặc xem xét từng khía cạnh của vấn đề trước khi xác định vấn đề then chốt. Bạn cũng có thể tham vấn ý kiến của Sếp, lãnh đạo hay những chuyên gia uy tín trong tổ chức để đảm bảo bạn hiểu đúng vấn đề đang xảy ra. Trên thực tế, trong những dự án lớn, đôi khi bạn sẽ phải đối mặt với nhiều vấn đề sảy ra cùng một lúc. Bạn thấy bối rối, căng thẳng mà không biết giải quyết vấn đề nào trước, vấn đề nào sau. Lúc đó, người quản lý dự án phải ngồi lại xem xét và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các vấn đề đó. Có thể tất cả các vấn đề đều quan trọng như nhau, nhưng bạn phải xét đến tính bức thiết, khẩn cấp của nó. Chỉ như vậy, bạn mới có thể giải quyết triệt để vấn đề mà không gây ảnh hưởng quá lớn đến dự án.
2. Tìm ra nguyên nhân của vấn đề Trước hết, người quản lý dự án nên thảo luận với người trực tiếp thi hành công việc để xác định nguyên nhân; thu thập thông tin dữ liệu từ các team member và thể hiện tất cả trên whiteboard hoặc mindmap để dễ hình dung; liên hệ đến hiện trạng vấn đề hoặc bạn có thể nhờ trợ giúp từ các chuyên gia tư vấn. Sau đó, bạn nên ghi lại những thông tin cơ bản về nguyên nhân gây ra vấn đề, thời giai, địa điểm, cách thức…
3. Liệt kê tất cả những cách khác nhau nhằm giải quyết vấn đề Ở bước này, cách tốt nhất là huy động sức mạnh tập thể của nhóm quản lý dự án để brainstorm ra tất cả những cách có thể áp dụng được. Từ nhiều góc độ và suy nghĩ khác nhau sẽ có những cách giải quyết khác nhau, cho phép người quản lý dự án giảm thiểu được thời gian và tăng khẳ năng tìm được cách giải quyết tốt nhất.
4. Chọn ra giải pháp tối ưu nhất Khi đã có một List of solution options, người quản lý dự án có thể kết hợp với đội tiến hành phân tích mổ xẻ những ưu khuyết điểm và những yêu cầu về nguồn lực, thời gian, chi phí hay những rủi ro có thể có khi chọn giải pháp đó. Sau khi phân tích xong, bạn sẽ có sự so sánh rõ ràng, chính xác hơn để chọn ra một cách giải quyết tối ưu nhất. Hoặc bạn cũng có thể đặt ra những câu hỏi như:

• Giải pháp đó có giải quyết triệt để vấn đề không?
• Giải pháp đó mang tính chữa cháy hay có chiến lược dài hạn?
• Có đủ nguồn lực để áp dụng không?
• Có mang lại những rủi ro gì không?…

5. Thực thi giải pháp Hãy xem xét cẩn thận từng bước tiến hành để giải quyết vấn đề bởi nếu không bạn sẽ làm cho sự việc ngày càng tồi tệ hơn. Các quy trình làm việc có cần cải tiến hay không hay sẽ phải thay đổi như thế nào? Bạn phải định ra ai là người theo dõi, báo cáo quá trình thực thi và lấy thước đo hay chỉ số nào làm chuẩn để biết được giải pháp đó được áp dụng đúng đắn.

• Nguyên vật liệu, nhân công cần để thực thi là bao nhiêu?
• Thời gian dự kiến bao lâu? Khi nào kết thúc?
• Ai là người chịu trách nhiệm chính?…

Tất cả những điều đó phải được xác định rõ ràng, có tiêu chí đánh giá cụ thể và đảm bảo được truyền thông chính xác tới những người có liên quan.
6. Theo dõi quá trình triển khai kế hoạch Bạn sẽ dựa vào những chỉ số, tiêu chuẩn đã lựa chọn để đánh giá hiệu quả triển khai giải pháp cho vấn đề đang gặp phải. Chẳng hạn như:

• Những thông số performance indicators có như những gì bạn mong đợi không?
• Kế hoạch có được triển khai như đã định hay không?
• Nếu không như dự kiến ban đầu thì xem kế hoạch đó có khả thi hay không? Có cần thay đổi gì không?

7. Xác nhận xem vấn đề đã được giải quyết một cách triệt để hay chưa? Sau khi hoàn tất việc thực thi giải pháp cho vấn đề đã phát sinh, bạn sẽ phải xác nhận lại xem vấn đề còn gì vướng mắc nữa hay không rồi update leason learned.

• Để tránh những vấn đề tương tự thì cần phải thay đổi những gì, procedure, policy, process hay training…?
• Bạn và project team rút ra được bài học nào trong việc giải quyết vấn đề?
• Bạn nên ghi lại vắn tắt tình huống xảy ra, biện pháp giải quyết vấn đề rồi update vào OPAs của Công ty, tổ chức làm tài liệu tham khảo nội bộ, rút kinh nghiệm cho những dự án sau này.

Những bước cơ bản trên đây có thể được coi là problem-solving cycle, là một cách tiếp cận giải quyết vấn đề khoa học, triệt để và khách quan từ mọi khía cạnh, góc nhìn của vấn đề. Điều quan trọng đối với một người quản lý dự án là làm sao áp dụng một cách linh hoạt, sáng tạo những techniques này trong giải quyết vấn đề.