Bí quyết chinh phục chứng chỉ PMP

Kì thi cấp chứng chỉ PMP do Viện Quản Lý Dự Án (PMI) tổ chức và quản lí nhằm đánh giá khả năng của một cá nhân trong việc áp dụng những kĩ năng quản lí dự án vào 5 quá trình khác nhau: khởi sự, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra giám sát, kết thúc dự án cũng như trách nhiệm xã hội và nghề nghiệp của cá nhân đó. Tuy vậy,bạn cũng đừng quá lo lắng, bởi vì trong khi có vô vàn tài liệu về quản lí dự án khiến bạn không biết nên học theo cuốn nào thì bạn có thể xem xét những bí quyết dưới đây để giúp bạn vượt qua kì thi một cách dễ dàng hơn. Kinh nghiệm làm việc, những hiểu biết về nguyên tắc quản lí dự án, kiên trì với một kế hoạch học tập khoa học và những chiến lược luyện thi hiệu qủa là những điều không thể thiếu để làm nên thành công của 1 kì thi PMP.

Bí quyết 1: Kinh nghiệm quản lý dự án

Một trong những điều cơ bản nhất để vượt qua kì thi này là những kinh nghiệm quản lí dự án thực tế. Học hỏi trong quá trình làm việc qua những tình huống cụ thể giúp bạn củng cố những kĩ năng về quản lí dự án và là một cách tuyệt vời để lưu giữ thông tin. Cách này sẽ hiệu quả hơn nhiều so với việc học thuộc lòng hay đọc sách. Những người có kinh nghiệm trong quản lí dự án khi tham gia thi PMP có thể dễ dàng hồi tưởng lại kiến thức hay những thông tin hữu ích liên quan đến bài thi. Việc nhớ lại những chi tiết nhỏ nhặt về một dự án gần đây mà bạn thực hiện có thể biến những giờ phút căng thẳng khi làm bài thi trở thành một phần thưởng xứng đáng. Để tham gia kì thi PMP, bạn phải có đủ ít nhất 35 giờ được đào tạo (contact hours) và 4500 giờ tham gia quản lí dự án. Những quy định này nhằm đảm bảo các thí sinh có đủ những kĩ năng cần thiết để tham gia thi và đảm bảo uy tín của chứng chỉ PMP.

Bí quyết 2: Hiểu biết về những kĩ năng quản lý dự án

Những kĩ năng cơ bản thường được đề cập trong bài thi PMP gồm có kĩ năng giao tiếp đàm phán, kĩ năng quản lí chi phí, chất lượng, rủi ro, quy mô, thời gian,nguồn nhân lực, các hợp đồng mua bán và quản lí tổng thể dự án. Các vấn đề trên đều được nêu ra trong cuốn Sách hướng dẫn quản lí dự án (PMBOK Guide), bạn phải nắm rõ từng kĩ năng, lĩnh vực quản lí và cách kết hợp tất cả những vần đề đó vào quản lí nhằm đảm bảo thành công của dự án. Bạn cũng nên tìm đọc và nghiên cứu phiên bản mới nhất của PMBOK Guide để kịp thời cập nhật những thay đổi hay thông tin hữu ích.

Bí quyết 3: Kiên trì một kế hoạch luyện thi khoa học

Cũng như các kì thi chuẩn hóa khác, kì thi PMP bao quát kiến thức ở rất nhiều các tài liệu khác nhau chỉ trong một khoảng thời gian tương đối ngắn. Nhưng bạn cũng đừng vì thế mà nản chí! Hãy nhớ rằng một kế hoạch học tập khoa học, chi tiết chính là chìa khóa đưa bạn đến thành công. Điều quan trọng là bạn phải tự vạch ra cho mình 1 kế hoạch luyện thi cụ thể, phù hợp nhằm giảm thiểu tình trạng quá tải tài liệu. Nhiều người cho biết rằng họ có thể học hiệu quả hơn khi tham gia một khóa học luyện thi được lên kế hoạch một cách bài bản và có những chỉ dẫn cụ thể về thời gian biểu. Bạn có thể tham gia những khóa học trực tuyến hay tại các trung tâm để đáp ứng yêu cầu tối thiểu 35 giờ được đào tạo về quản lí dự án. Nếu bạn tham gia khóa học trực tuyến, thì phải đảm bảo rằng khóa học đó sẽ tổ chức một kì thi đánh giá cuối kì và người ta sẽ cấp cho bạn giấy chứng nhận đã hoàn thành khóa học để đảm bảo số giờ yêu cầu trên. Nhưng để đảm bảo tính xác thực và uy tín, tốt nhất là bạn nên đăng kí tham gia một khóa học tại một trung tâm đào tạo nào đó.

Bố cục câu hỏi về các phần trong bài thi bao gồm: khởi sự dự án (11%), lập kế hoạch dự án (23%), thực hiện (27%), kiểm tra giám sát (21%), kết thúc dự án (9%), trách nhiệm xã hội và nghề nghiệp (9%). Thông thường, mọi người phân bổ thời gian biểu theo cách giống nhau, tức là dành nhiều thời gian cho những chủ đề có nhiều câu hỏi hơn trong bài thi. Một số người thì làm những bài thi thử rồi xem họ còn yếu phần nào thì tập trung ôn nhiều ở phần đó. Bạn có thể lập một kế hoạch theo ý muốn của riêng mình miễn là nó có thể phát huy thế mạnh, khắc phục điểm yếu và phù hợp với thời gian biểu của bạn. Trong khoảng thời gian 4-8 tuần luyện thi bạn nên dành 1-2 giờ mỗi ngày để học và ôn luyện. Cũng có người học nhiều hơn hay ít hơn tùy thuộc vào cách học và kế hoạch ôn thi của họ. Quan trọng là bạn vạch ra được một thời gian biểu với số lượng kiến thức hợp lý để học trong ngày. Bạn nên xem xét xem trong khoảng 1-2 giờ đó bạn có thể lĩnh hội được bao nhiêu kiến thức để từ đó điều chỉnh cách học của mình sao cho hợp lý, phần nào nên học kĩ và phần nào nên bỏ qua. Bởi vì trong thời gian luyện thi chúng ta không thể lơ là công việc hay những trách nhiệm, bổn phận khác. Bạn hãy đặt ra mục tiêu cho từng tuần và làm các bài thi thử xem mình tiến bộ được bao nhiêu. Và thi thoảng cũng đừng quên thưởng cho mình những phút giây thư giãn nghỉ ngơi sau những giờ ôn luyện căng thẳng.

Bí quyết 4: Chiến lược thi PMP

Kì thi PMP bao gồm 200 câu hỏi lựa chọn được thực hiện trên máy tính tại một Trung Tâm khảo thí (tại Việt Nam là Trung Tâm Nhất Nghệ – TP HCM) trong các giờ hành chính từ thứ Hai đến thứ Bảy. Các thí sinh sẽ có 15 phút hướng dẫn làm bài và 4 tiếng để hoàn thành bài thi. Sẽ có 25 câu hỏi khảo sát trước bài thi nhằm phục vụ cho những mục đích sau này của kì thi. Trong khi thi thí sinh sẽ được phát giấy nháp và bút chì. Có thể sẽ có nhiều tài liệu tham khảo viết bằng tiếng Anh tùy thuộc vào từng kì thi.

Các câu hỏi và bài thi mẫu có rất nhiều trên các website. Việc tập dượt với những bài thi mẫu này giúp các thí sinh làm quen với hình thức câu hỏi và cấu trúc đề nhằm giảm bớt áp lực cho các thí sinh khi làm bài thi suốt 4 giờ. Nếu kết quả bài thi thử của bạn đạt 80% thì xác suất đỗ của bạn trong kì thi thật sẽ rất cao. Sau mỗi tuần ôn luyện hãy đánh giá tiến bộ của bạn và xem mức độ của bạn thế nào đối với mỗi chủ đề. Khi bạn bước vào kì thi với một tâm lí thoải mái và sự tự tin thì có nghĩa là bạn đã giành một nửa phần thắng.

Để chuẩn bị tâm lí tốt nhất cho kì thi, bạn có thể áp dụng những mẹo nhỏ sau như: đêm hôm trước ngủ một giấc thật sâu, ăn sáng đầy đủ, mặc trang phục thoải mái và đến sớm hơn một chút. Trước khi bắt đầu thi, các thí sinh thường viết những công thức, các giai đoạn với những yếu tố đầu vào đầu ra, và các công cụ, biện pháp liên quan vào giấy nháp để hồi tưởng lại kiến thức. Bạn không nên dành quá nhiều thời gian vào một câu hỏi nào đó, nếu gặp câu hỏi khó bạn có thể bỏ qua, đánh dấu lại và chuyển sang các câu khác.

Bạn hãy áp dụng 4 mẹo trên đây 1 cách cụ thể và sáng tạo để đảm bảo rằng bạn không bị lãng phí thời gian và tiền bạc vào kì thi này. Thành công của kì thi PMP phụ thuộc vào khả năng của mỗi thí sinh trong việc vận dụng những kinh nghiệm quản lí vào bài thi, hiểu và áp dụng đúng những nguyên tắc quản lí, có một kế hoạch học tập rõ ràng và khẳ năng kết hợp 1 cách hài hòa tất cả các yếu tố đó để chuẩn bị cho kì thi đầy thử thách này. Khâu chuẩn bị là một yếu tố quan trọng và cần thiết giúp bạn giảm bớt áp lực và đạt được thành công trong kì thi PMP.