5 Cách Agile giúp giảm thiểu rủi ro về Chất lượng dự án.

Mặc dù , lúc sơ khai nguyên lý Agile ra đời nhằm mục đích phục vụ cho các dự án Công nghệ thông tin, nhưng với đặc trưng là những chu trình và kỹ thuật phát triển lặp, hiện nay Agile đang được áp dụng rộng rãi trong các ngành nghề quản lý khác nhằm giảm thiểu những rủi ro trong quá trình thực hiện dự án và nâng cao chất lượng sản phẩm. Bằng cách áp dụng nguyên lý Agile vào quản lý, các PM có thể giảm thiểu những rủi ro theo các cách sau đây:

1. Thường xuyên tiếp xúc với khách hàng để thu thập những yêu cầu phát sinh Trong Agile, “user story” là một yếu tố quan trọng trong requirement lists. Chúng ta nên thường xuyên bàn giao các bản cập nhật trong khoảng từ hai tuần đến hai tháng; khoảng thời gian bàn giao càng ngắn thì hiệu quả càng cao. Việc tiếp xúc thường xuyên với khách hàng cho phép bạn biết được mức độ hài lòng về sản phẩm, và bạn sẽ kịp thời sửa chữa, thay đổi sao cho phù hợp với yêu cầu của khách hàng.

2. Các thành viên trong đội cùng hợp tác làm việc Vai trò của mọi thành viên trong Agile team là bình đảng như nhau. Quá trình làm việc phối hợp chặt chẽ với các thành viên khác giúp việc phát hiện và sửa chữa lỗi diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn, đồng thời đây cũng là môi trường truyền đạt thông tin rất tốt, các thành viên có thể học hỏi, trao đổi kinh nhiệm trực tiếp với nhau.

3. Thích nghi với việc thay đổi yêu cầu Cho dù đang đi đến giai đoạn cuối của chu trình phát triển của dự án, quy trình Agile vẫn cho phép bạn tiếp nhận các yêu cầu thay đổi từ khách hàng. Khách hàng thường mong muốn dự án kết thúc nhanh chóng và càng giống với tưởng tượng của họ càng tốt. Điều này có thể dễ dàng thực hiện được bằng cách tiếp thu dữ liệu vào từ phía khách hàng và luôn sẵn sàng với sự thay đổi tự phía khách hàng. Agile chính là truyền thông (communication) và thay đổi (changes). Chúng ta xây dựng những thứ được yêu cầu phải xây dựng, và làm cho quy trình phát triển phần mềm kết thúc nhanh hơn.

4. Kiểm tra chất lượng của từng deliverables sau mỗi chu trình phát triển Đây chính là điểm đặc trưng ưu việt của phương pháp Agile, mỗi deliverable sẽ được kiểm tra, kiểm thử cùng với sự xác nhận của khách hàng trước khi chuyển sang một chu trình mới

5. Giao tiếp trực tiếp (face to face) Phương thức hiệu quả nhất để truyền đạt thông tin giữa khách hàng và đội ngũ phát triển là giao tiếp mặt đối mặt. Bạn thường giao tiếp bằng email, và thường hiểu sai ý của nhau, đặc biệt là khi làm việc outsourcing, việc giao tiếp mặt đối mặt (có thể là qua các công cụ hỗ trợ họp trực tuyến), chúng ta có thể giúp người đối diện hiểu rõ hơn chúng ta đang nghĩ gì, và ở khía cánh nào đó, như vậy sẽ mang lại nhiều hiệu quả hơn. Nhưng trên tất cả, chúng ta cần phải tin tưởng đốc tác của mình, và sự tin tưởng sẽ dễ dàng đạt được hơn trong một môi trường khuyến khích giao tiếp mặt đối mặt.

  

Kĩ năng quan trọng đối với một người quản lý dự án

Kĩ năng giải quyết vấn đề là một quá trình thuộc về tâm lý liên quan đến việc phát hiện, phân tích và giải quyết vấn đề. Mục đích cuối cùng là vượt qua được những trở ngại và tìm ra một giải pháp tối ưu cho vấn đề đó. Để đưa ra một giải pháp tốt nhất thì bạn phải dựa vào những đặc tính của tình huống đó. Việc này đòi hỏi người quản lý dự án  phải có đầu óc linh hoạt, nhạy bén. Bạn nên xây dựng cho mình một cách tiếp cận và giải quyết vấn đề có hệ thống, khoa học để tránh cái nhìn phiến diện và giải quyết được triệt để vấn đề. Nhiều người gọi quá trình giải quyết vấn đề là Problem-solving cycle. Dưới đây là một cách tiếp cận theo hệ thống từng bước một có thể hữu ích đối với bạn khi gặp phải vấn đề cần giải quyết:
1. Xác định vấn đề Đây là bước đầu tiên cũng là bước quan trọng trong quá trình giải quyết vấn đề, là nơi gây ra nhiều tranh cãi nhất. Với vai trò là người quản lý dự án, chắc chắn bạn phải xác định được đúng vấn đề đang xảy ra. Từ hiện trạng của vấn đề và thông tin từ team member, bạn có thể tự đặt ra những câu hỏi như sau:

• Điều gì khiến bạn nghĩ là đã xảy ra vấn đề?
• Nó xảy ra ở đâu? Khi nào và như thế nào?
• Vấn đề xảy ra có liên quan trực tiếp đến ai? (Bạn không nên ngay lập tức phải tìm bằng được người gây ra lỗi, có khi vấn đề xảy ra không phải lỗi của họ. Như vậy sẽ tạo ra không khí căng thẳng trong nhóm quản lý dự án).
• Tại sao vấn đề lại sảy ra?

Đối với những vấn đề phức tạp, bạn có thể chia nhỏ hoặc xem xét từng khía cạnh của vấn đề trước khi xác định vấn đề then chốt. Bạn cũng có thể tham vấn ý kiến của Sếp, lãnh đạo hay những chuyên gia uy tín trong tổ chức để đảm bảo bạn hiểu đúng vấn đề đang xảy ra. Trên thực tế, trong những dự án lớn, đôi khi bạn sẽ phải đối mặt với nhiều vấn đề sảy ra cùng một lúc. Bạn thấy bối rối, căng thẳng mà không biết giải quyết vấn đề nào trước, vấn đề nào sau. Lúc đó, người quản lý dự án phải ngồi lại xem xét và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các vấn đề đó. Có thể tất cả các vấn đề đều quan trọng như nhau, nhưng bạn phải xét đến tính bức thiết, khẩn cấp của nó. Chỉ như vậy, bạn mới có thể giải quyết triệt để vấn đề mà không gây ảnh hưởng quá lớn đến dự án.
2. Tìm ra nguyên nhân của vấn đề Trước hết, người quản lý dự án nên thảo luận với người trực tiếp thi hành công việc để xác định nguyên nhân; thu thập thông tin dữ liệu từ các team member và thể hiện tất cả trên whiteboard hoặc mindmap để dễ hình dung; liên hệ đến hiện trạng vấn đề hoặc bạn có thể nhờ trợ giúp từ các chuyên gia tư vấn. Sau đó, bạn nên ghi lại những thông tin cơ bản về nguyên nhân gây ra vấn đề, thời giai, địa điểm, cách thức…
3. Liệt kê tất cả những cách khác nhau nhằm giải quyết vấn đề Ở bước này, cách tốt nhất là huy động sức mạnh tập thể của nhóm quản lý dự án để brainstorm ra tất cả những cách có thể áp dụng được. Từ nhiều góc độ và suy nghĩ khác nhau sẽ có những cách giải quyết khác nhau, cho phép người quản lý dự án giảm thiểu được thời gian và tăng khẳ năng tìm được cách giải quyết tốt nhất.
4. Chọn ra giải pháp tối ưu nhất Khi đã có một List of solution options, người quản lý dự án có thể kết hợp với đội tiến hành phân tích mổ xẻ những ưu khuyết điểm và những yêu cầu về nguồn lực, thời gian, chi phí hay những rủi ro có thể có khi chọn giải pháp đó. Sau khi phân tích xong, bạn sẽ có sự so sánh rõ ràng, chính xác hơn để chọn ra một cách giải quyết tối ưu nhất. Hoặc bạn cũng có thể đặt ra những câu hỏi như:

• Giải pháp đó có giải quyết triệt để vấn đề không?
• Giải pháp đó mang tính chữa cháy hay có chiến lược dài hạn?
• Có đủ nguồn lực để áp dụng không?
• Có mang lại những rủi ro gì không?…

5. Thực thi giải pháp Hãy xem xét cẩn thận từng bước tiến hành để giải quyết vấn đề bởi nếu không bạn sẽ làm cho sự việc ngày càng tồi tệ hơn. Các quy trình làm việc có cần cải tiến hay không hay sẽ phải thay đổi như thế nào? Bạn phải định ra ai là người theo dõi, báo cáo quá trình thực thi và lấy thước đo hay chỉ số nào làm chuẩn để biết được giải pháp đó được áp dụng đúng đắn.

• Nguyên vật liệu, nhân công cần để thực thi là bao nhiêu?
• Thời gian dự kiến bao lâu? Khi nào kết thúc?
• Ai là người chịu trách nhiệm chính?…

Tất cả những điều đó phải được xác định rõ ràng, có tiêu chí đánh giá cụ thể và đảm bảo được truyền thông chính xác tới những người có liên quan.
6. Theo dõi quá trình triển khai kế hoạch Bạn sẽ dựa vào những chỉ số, tiêu chuẩn đã lựa chọn để đánh giá hiệu quả triển khai giải pháp cho vấn đề đang gặp phải. Chẳng hạn như:

• Những thông số performance indicators có như những gì bạn mong đợi không?
• Kế hoạch có được triển khai như đã định hay không?
• Nếu không như dự kiến ban đầu thì xem kế hoạch đó có khả thi hay không? Có cần thay đổi gì không?

7. Xác nhận xem vấn đề đã được giải quyết một cách triệt để hay chưa? Sau khi hoàn tất việc thực thi giải pháp cho vấn đề đã phát sinh, bạn sẽ phải xác nhận lại xem vấn đề còn gì vướng mắc nữa hay không rồi update leason learned.

• Để tránh những vấn đề tương tự thì cần phải thay đổi những gì, procedure, policy, process hay training…?
• Bạn và project team rút ra được bài học nào trong việc giải quyết vấn đề?
• Bạn nên ghi lại vắn tắt tình huống xảy ra, biện pháp giải quyết vấn đề rồi update vào OPAs của Công ty, tổ chức làm tài liệu tham khảo nội bộ, rút kinh nghiệm cho những dự án sau này.

Những bước cơ bản trên đây có thể được coi là problem-solving cycle, là một cách tiếp cận giải quyết vấn đề khoa học, triệt để và khách quan từ mọi khía cạnh, góc nhìn của vấn đề. Điều quan trọng đối với một người quản lý dự án là làm sao áp dụng một cách linh hoạt, sáng tạo những techniques này trong giải quyết vấn đề.

Kĩ năng ra quyết định của một người quản lý dự án

Mỗi ngày trôi qua, chúng ta lại có hàng trăm thứ phải quyết định, có thể là tốt, cũng có thể không tốt nhưng không ai tránh khỏi. Với người quản lý dự án cũng vậy, họ cũng phải liện tục đưa ra các quyết định trong quá trình quản trị dự án. Và không phải lúc nào mọi chuyện cũng thuận buồm xuôi gió, đôi khi Project Manager phải đứng trước những quyết định lớn lao, có ảnh hưởng đến sự thành bại của dự án; vì vậy đòi hỏi PM phải có những kĩ năng trong việc ra quyết định để tránh gặp phải sai lầm đáng tiếc. Vì lẽ đó mà kĩ năng ra quyết định (decision-making skill) được coi là một trong những kĩ năng mềm (Interpersonal skills) quan trọng mà một Project Manager cần phải có. Dưới đây là một phương pháp ra quyết định dựa trên 5 bước sau:
1. Không nên vội vàng đưa ra một quyết định Đôi khi bạn đã có sẵn quyết định trong đầu mình nhưng cũng đừng vì thế mà bạn đưa ra quyết định đó ngay tức khắc. Bởi có thể tại thời điểm đó, bạn cho đó là một quyết định đúng đắn nhưng sau khi suy xét lại hay khi bạn đứng ở một góc độ khác của vấn đề, biết đâu bạn sẽ có một quyết định đúng đắn, tối ưu hơn?. Hãy đứng trên quan điểm của những người liên quan để ra quyết định, đó cũng là cách khiến quyết định của bạn trở nên chính thống và không rơi vào chủ nghĩa cá nhân khi có sự tham gia của mọi người.
2. Tìm hiểu vấn đề Thường thì khi đứng trước một vấn đề nào đó, người ta sẽ cân nhắc xem đưa ra quyết định nào để giải quyết tình huống. Nhưng trên thực tế, việc làm này là không khoa học và đúng đắn, mà trước đó, với vai trò là Project Manager bạn phải tiến hành tìm hiểu mấu chốt vấn đề, phân tích, đánh giá dựa trên những thông tin sẵn có trong dự án. Những nguồn thông tin này là tài sản quý giá giúp PM trong quá trình ra quyết định, để quyết định đưa ra mang lại hiệu quả cho dự án.

3. Liên hệ kết quả sau khi đưa ra quyết định Có những quyết định quan trọng có thể làm thay đổi tiến độ hay kết quả của dự án. Trước những quyết định lớn lao như thế, bạn chớ nên hấp tấp vội vã mà hãy ngừng lại một chút và suy ngẫm về hậu quả gì sẽ sảy ra sau khi bạn quyết định một việc nào đó. Đó là cách để Project Manager kiểm soát tốt hơn những rủi ro không thể lường trước được bởi khi phải quyết định một điều gì đó tức là bạn đứng trước một sự thay đổi và thay đổi thường dễ dẫn đến rủi ro. Những hậu quả, ảnh hưởng mà bạn tưởng tượng đến có thể không gây tác động lớn đến dự án trong thời gian ngắn nhưng về lâu dài thì bạn phải cân nhắc thật kĩ và đưa những rủi ro đó vào tầm kiểm soát.
4. Lập danh sách tất cả các phương án Có thể nhiều người cho rằng việc làm này là mất thời gian và không cần thiết. Tuy nhiên, để quá trình ra quyết định của một Project Manager đảm bảo tính khoa học và chính xác thì không thể thiểu đi bước quan trọng này. Đó là bước để Project Manager có thể vận dụng triệt để technique team buy-in nhằm tìm ra tất cả các giải pháp, cách tiếp cận cho vấn đề.
5. Chọn giải pháp tối ưu nhất cho việc ra quyết định và các phương án dự phòng Sau khi đã có trong tay list các giải pháp, Project Manager sẽ phải tiến hành phân tích các ưu nhược điểm của từng giải pháp và chọn ra giải pháp cuối cùng với tính khả thi cao nhất. Bên cạnh đó, để giải quyết triệt để những rủi ro nếu có thể sảy ra, Project Manager phải vạch ra những phương án dự phòng thay thế trong trường hợp phương án tối ưu bên trên không phát huy hết tác dụng. Khi đứng trước một vấn đề, sẽ có rất nhiều cách giải quyết khác nhau, đồng thời mỗi quyết định đưa ra cũng khác nhau dựa vào quan điểm, thái độ hay cách nhìn nhận đánh giá của mỗi người. Với cách tiếp cận khoa học như vậy, Project Manager sẽ tìm được phương án hợp lý, khả thi nhất trong quá trình ra quyết định và đảm bảo những quyết định đó là đúng đắn, mang lại giá trị cho dự án.

Chuẩn bị cho chứng chỉ PMP với dự án đầu tiên của bạn

Khi Sếp yêu cầu bạn quản lí một dự án, dù chỉ là một dự án nhỏ thôi bạn hãy cứ đảm nhiệm. Bởi vì chính dự án nhỏ đó có thể đưa bạn tới những dự án lớn hơn và giúp bạn tích lũy đủ số giờ làm việc yêu cầu (contact hours) để tham gia thi PMP. Dù cho bạn không biết khi nào bạn có thể thi được thì chuẩn bị trước vẫn tốt hơn. Vậy thì tại sao bạn không bắt đầu ngay từ bây giờ? Có rất nhiều người khi tham gia thi PMP mới thất vọng nhận ra rằng họ đã để mất rất nhiều cơ hội tích lũy số giờ kinh nghiệm làm việc trước đó. Một số người phải chờ tới vài năm sau mới có đủ điều kiện dự thi. Và chính sự chậm trễ này có thể làm nguội lạnh ước mơ dành chứng chỉ PMP của bạn. Có thể bạn chưa quyết định tham gia khóa học hay dự định thi PMP nhưng nếu vì một yêu cầu cấp bách nào đó mà bạn trở thành một quản lí dự án, bạn cũng đừng coi đó chỉ là một công việc phụ mà hãy coi đó là một cơ hội để bạn gặt hái được nhiều thành công. Đó có thể là sự khởi đầu của tất cả mọi thứ, từ một khóa học PMP hay cuối cùng là một chứng chỉ PMP.

Nếu vậy, làm sao để quản lí dự án đầu tiên của mình?

Thông thường, một dự án bao giờ cũng liên quan tới một loạt những hoạt động quản lí công việc để đạt được mục tiêu đề ra. Nhiệm vụ này có thể dễ dàng nhưng cũng có thể sẽ rất gian nan như khi bạn phải tổng hợp toàn bộ khối lượng công việc của một công ty. Để nâng cao những kĩ năng quản lí, bạn cần đọc nhiều sách về lĩnh vực này và làm sao để áp dụng những kiến thức đó vào công việc. Những câu hỏi dưới đây sẽ giúp bạn xây dựng những kế hoạch, mục tiêu, nguồn lực cho dự án:

• Bạn hiểu rõ về những mục tiêu của Công ty như thế nào?
• Mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của dự án là gì?
• Thời gian biểu của dự án có đủ hay không?
• Các nguồn lực cần thiết sẵn có hay không?
• Các kĩ năng quản lí có thích hợp hay không?
• Những nguồn lực bổ sung cần có là gì?
• Dự án đầu tiên này có sự tham gia của hầu hết các thành viên trong nhóm hay không?
• Nên chia sẻ những thông tin gì và cách thức như thể nào?
• Có thể khắc phục những rủi ro hay không?
• Những nguồn lực hiện có có đủ để khắc phục rủi ro không?

Dưới đây là những việc mà bạn nên làm và phải làm khi đảm nhiệm vai trò là một người quản lý dự án:

• Lập một kế hoạch chi tiết cụ thể
• Nhận phản hồi từ những người cộng sự
• Phân loại công việc theo tầm quan trọng
• Ghi chép tiến độ công việc
• Ghi chép những vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai dự án
• Ghi chép những phương pháp vận dụng hiệu quả nhất để giải quyết vấn đề
• Ghi lại tất cả mọi thứ từ khâu lên kế hoạch, thực hiện cho đến kết thúc dự án; theo dõi quá trình làm việc của các thành viên để đánh giá năng lực làm việc cũng như kĩ năng ứng phó rủi ro của họ.

Bạn cũng phải làm việc với các phòng ban khác như cung ứng nguyên vật liệu, chăm sóc khách hàng hay ban lãnh đạo cấp cao của công ty. Ngoài ra, một quản lí dự án cần có các kĩ năng giao tiếp, thuyết trình, đàm phán, lãnh đạo tốt và hiệu quả nhằm tiếp thêm động lực cho đội dự án. Từ những gì bạn ghi lại và trải nghiệm trong quá trình làm việc, bạn sẽ tích lũy cho mình rất nhiều những bài học ứng dụng thực tế trong những lĩnh vực quản lí khác nhau, chính điều này giúp bạn có vốn kiến thức tổng quát hơn về các chủ đề khác nhau khi tham gia khóa học PMP. Từ bây giờ, hãy bắt đầu đọc cuốn PMI Credentials Handbook và tìm hiểu về thi chứng chỉ PMP để chuẩn bị tốt nhất cho lộ trình sắp tới!.

Giải quyết bài toán PMP Formulas

Việc hiểu và ghi nhớ các công thức toán học trong cuốn PMBOK Guide là một việc không hề đơn giản. Các công thức, cách viết tắt quá nhiều sẽ làm nhiều người cảm thấy rối. Vậy làm sao để khắc phục những khó khăn đó và học formulas một cách hiệu quả nhất? Sau đây là một số típ rất hữu ích mà bạn nên thực hiện để đối phó với các PMP formulas:

• Có đến gần 50 công thức mà bạn phải nhớ trong phần này. Tuy nhiên, mỗi cuốn sách hay nguồn tài liệu có thể đưa ra các con số thống kê khác nhau, có thể hơi chênh lệch một chút, và điều này có thể làm bạn mất phương hướng không biết cuốn nào đúng cuốn nào sai. Cách tốt nhất đó là hãy lấy cuốn PMBOK Guide làm chuẩn và nên học hết các công thức được đề cập đến trong cuốn sách này.
  

• Liệt kê tất cả các công thức (có thể gộp toàn bộ hoặc tách riêng từng phần để bạn tiện trong quá trình học và theo dõi), ghi vào các tệp giấy nhớ (sticky notes) hoặc lưu ra một file riêng. Sau đó, bạn nên học từ những công thức dễ đến khó, bởi vì thường các công thức dễ đóng vai trò làm nền tảng, cơ sở để thành lập các công thức khó. Bạn có thể download các file formulas summary tại:
  

http://www.pmlead.net
http://www.filestube.com/p/pmp+formula
http://forum.simplilearn.com/pmp-flash-cards/2588-pmp-flash-cards-free-download-pmp-certification-exam-prep.html

• Tự tạo những flash cards về PMP Formulas và mang theo bên mình để tranh thủ nghía qua khi rảnh rỗi. Nếu không, bạn có thể download các flashcards sofware hay học trực tuyến. Bạn có thể truy cập website: http://quizlet.com/1609210/pmp-formulas-flash-cards/ để học các formulas và làm các practice tests hay games ngay tại trang web này.
  

• Bạn có thể học formulas qua video, có sự tương tác giữa âm thanh và hình ảnh minh họa sẽ giúp bạn nhớ lâu hơn. Bạn search trên youtube.com sẽ có rất nhiều các video hướng dẫn chi tiết, tiện lợi hơn là bạn có thể download về máy để học bất cứ lúc nào bạn muốn.
  

• Cuối cùng, tất cả những típ trên đây không thể phát huy hiệu quả tối ưu nếu như bạn không luyện tập thường xuyên – "Practise make perfect". Bạn có thể tìm kiếm free questions trên mạng hay lọc từ những tài liệu sẵn có tất cả các câu hỏi liên quan đến phần formulas và tập trung ôn luyện liên tục trong vài ngày. Việc làm bài tests theo hệ thống, chủ đề sẽ giúp bạn được cọ sát với từng câu hỏi thực tế và tất cả những kiến thức về phần formulas sẽ được tiếp cận theo một cách hệ thống, tổng quan nhất. Đồng thời, bạn cũng biết được kết quả đạt được là bao nhiêu sau mỗi bài tests.

Vai trò và nhiệm vụ của một người quản lý dự án Office (PMO)

Khi nói đến PMO, hầu hết mọi người đều nghĩ đó là một phòng ban tập hợp rất nhiều các nhà Quản lý dự án – Project Manager và một loạt các quy trình, thủ tục mà họ phải tuân theo khi thực hiện dự án. Dưới đây là mô hình minh họa 3 vai trò chính của một PMO:

Ba vai trò đó là Strategic, Governance và Historical, ứng với mỗi vai trò này là một hành động bao trùm lên toàn bộ quy trình: Plan-Do-Check. Ngoài ra, mỗi PMO đều có các procedures, templates, tools hay metrics để hỗ trợ các Project Manager thực hiện các vai trò này một cách hiệu quả. Một PMO có thể có nhiều Project Manager, nhưng người trực tiếp quản lý hay điều hành PMO đó không nhất thiết phải là một Project Manager, mà có thể là từ các phòng ban chức năng khác trong Công ty, tổ chức.

Vai trò lớn nhất của PMO là việc lập các kế hoạch chiến lược trong quản lý dự án (Strategic Role). Đó là khi PMO làm việc với các nhà lãnh đạo, quản lý cấp trên của Công ty để lựa chọn ra những dự án phù hợp nhất với những mục tiêu phát triển chiến lược của Công ty và cũng mang lại lợi nhuận cao nhất. Việc này có thể được tiến hành thông qua việc kết hợp phân tích tỉ số chi phí-lợi nhuận và dùng một hệ thống đánh giá, cho điểm để phân tích tất cả các khía cạnh của một dự án trước khi lựa chọn. Đôi khi trong nhiều trường hợp sẽ có một Executive Team có nhiệm vụ tìm hiểu và cung cấp tất cả những thông tin hay yêu cầu về dự án để PMO có thể chọn lựa được dự án hấp dẫn nhất. Vai trò quan trọng được coi là đặc trưng của PMO là Governance Role. Đây là điều không thể thiếu với mọi PMO với nhiệm vụ là giám sát các dự án đang thực thi để đảm bảo đúng quy trình, thủ tục cần có của dự án. Trong quá trình làm công tác thanh tra, giám sát, bạn sẽ phải dùng nhiều những guides, templates hay Project portfolio tools để trợ giúp cho các Project Manager quản lý theo đúng quy trình của PMO. Vai trò cuối cùng của PMO là nơi lưu giữ tất cả những dữ liệu, thông tin về dự án (Historical). Những tài liệu này vừa để kiểm định thành quả của dự án, những gì dự án đã hoàn thành, vừa là nguồn tham khảo cho các dự án tương tự trong tương lai của Công ty. Khi dự án đã hoàn tất hay thậm chí bị hủy bỏ, thì tất cả những tài liệu liên quan phải được lưu giữ trong kho tài liệu của PMO. Bởi vì, một dự án được triển khai đòi hỏi nhiều nguồn lực, những nguồn lực đó có thể từ các phòng ban chức năng khác nhau (functional department), vì vậy phải có một nơi để tập hợp lại tất cả các dữ liệu của dự án. Đó chính là vai trò của PMO. Trong quá trình triển khai dự án của Công ty, PMO cùng với Project Manager của dự án sẽ làm nhiệm vụ giám sát, điều phối và quản lý sao cho dự án không đi chệch hướng và đạt được mục tiêu ban đầu đã đặt ra. Nhiệm vụ của một PMO

1. Cung cấp các quy trình, phương pháp luận và các tiêu chuẩn để quản lý dự án PMO là nơi xây dựng ra các best practices, principles, templates và việc chuẩn hóa các quy trình này cho phép các Project Manager có thể áp dụng chúng vào hầu hết tất cả các dự án khác nhau.

2. Đảm bảo các chuẩn hóa, nguyên tắc quản lý dự án được áp dụng PMO là nơi phát triển đồng thời cũng là bộ phận theo dõi, giám sát để đảm bảo quá trình quản lý dự án được áp dụng theo đúng quy trình và nguyên tắc.

3. Thu thập dữ liệu dự án và thông tin sản phẩm phục vụ công tác kiểm tra PMO tiến hành thu thập thông tin của tất cả các dự án đang được triển khai trong Công ty, tổ chức từ các Project Manager. Những thông tin này sẽ được cập nhật thường xuyên vào một nguồn lưu giữ nào đó do Công ty, tổ chức quy định hoặc các công cụ hỗ trợ có thể là project dashboards.

4. Đưa ra chỉ dẫn hay hỗ trợ cho các Project Manager Với nhiệm vụ này, PMO có thể được liên tưởng như một Centre of excellence trong lĩnh vực quản lý dự án. Trên thực tế khi triển khai dự án, chúng ta sẽ gặp phải rất nhiều vấn đề mà một mình Project Manager không thể kiểm soát được hết, những lúc như vậy PMO là cơ quan tham vấn quan trọng nhất. Ngoài nhiệm vụ này, PMO còn có nhiệm vụ tổ chức các lớp huấn luyện đặc biệt cho Project Manager nếu cần thiết, hoặc cho những Project Manager mới vào tổ chức để họ hiểu được cách thức vận hành và quản lý dự án của Công ty, tổ chức như thế nào.

5. Quản lý và điều phối Programs hoặc Portfolios Đối với những Công ty, tổ chức lớn thì vai trò và nhiệm vụ của PMO là vô cùng cần thiết.Bởi Project Manager không thể quản lý được hết tất cả các dự án lớn nhỏ. Với những Program hay Portfolio thì PMO tỏ ra là một lựa chọn sáng suốt nhất.

10 Quy tắc vàng giảm thiểu rủi ro trong quản lý dự án

Những lợi ích về quản lý rủi ro mang lại cho dự án là rất lớn. Bạn có thể thu về nguồn lợi nhuận khổng lồ hoặc cũng có thể sẽ mất trắng dự án nếu như công tác quản lý rủi ro của bạn không tốt. Tâm lý của một Project Manager trong quản lý rủi ro phải là chủ động, phòng tránh và giảm thiểu. Bạn phải giảm thiểu tối đa những tác động có thể có của các rủi ro đó đối với dự án và kịp thời nắm bắt thời cơ. Quản lý rủi ro tốt giúp bạn có thể hoàn thành dự án đúng thời hạn, không vượt quá ngân sách mà vẫn đảm bảo chất lượng đầu ra của dự án và đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Đồng thời, team members cũng cảm thấy nhẹ nhõm hơn nếu kết quả của họ được công nhận mà không phải phá chỗ nọ đập chỗ kia. Hãy xem những quy tắc dưới đây để áp dụng vào quản lý rủi ro trong các dự án của bạn:

1. Luôn coi quản lý rủi ro là một phần quan trọng của quản lý dự án
   

Đây là một trong những yếu tố quyết định thành công của dự án. Nếu như kế hoạch quản lý rủi ro không được quản lý, theo dõi sát sao thì chắc chắn bạn sẽ không thể gặt hái trọn vẹn thành công của dự án. Bạn phải xây dựng một kế hoạch cụ thể, chi tiết với từng bước tiếp cận rõ ràng đối với những rủi ro của dự án. Trên thực tế, có một số công ty, tổ chức khi triển khai dự án không quan tâm đúng mức, thậm chí là phớt lờ những rủi ro đó; đến khi rủi ro sảy ra, họ lại phải mất công, mất sức, đổ tiền bạc vào để khắc phục mà vẫn không đảm bảo chất lượng dự án. Qua những thực tế như vậy, hiện nay hầu hết các Công ty đều đưa quản lý rủi ro vào một phần công việc của dự án, hay đưa vào chủ đề bàn bạc trong các buổi họp, hay đào tạo nhân viên.

2. Xác định sớm rủi ro của dự án
   

Cùng với team members, Project Manager luôn được khuyến khích phát hiện sớm những rủi ro, đặc biệt là những rủi ro lớn, có ảnh hưởng nghiêm trọng đến dự án. Công việc này đòi hỏi Project Manager phải có khả năng phân tích và xác định vấn đề tốt, có nhãn quan rộng mở để lường trước những vấn đề có thể xảy ra. Project Manager có thể xác định được những rủi ro ban đầu dựa trên 2 nguồn sau đây: Thứ nhất là những nguồn lực hiện có của dự án, nguồn nhân lực với những kinh nghiệm và kĩ năng hiện có thì sẽ gặp phải những rủi ro gì?. Thứ hai là căn cứ vào những business case, lesson learned trong OPAs của công ty được ghi chép lại từ những dự án tương tự trước đó. Ở đây, Project Manager có thể dùng rất nhiều techniques khác nhau để thu thập những rủi ro về dự án như interview, team brainstorming, expert judgment…Ở giai đoạn đầu của dự án bao giờ rủi ro cũng nhiều hơn vì công việc chưa được triển khai thực tế. Vì vậy, tất cả những công việc chuẩn bị, hay việc xác định những rủi ro là rất quan trọng. Tất nhiên, cũng sẽ có những rủi ro mà ta không thể lường trước được nhưng nếu có sự chuẩn bị kĩ càng thì xác suất sảy ra rủi ro càng ít.

3. Đảm bảo truyền thông về rủi ro của dự án
   

Kinh nghiệm từ những dự án thất bại cho thấy rằng, các Project Manager của những dự án đó hầu như không biết hoặc không lường trước được những rủi ro to lớn sắp ập xuống. Hậu quả này là do việc truyền thông trong dự án không tốt. Một phương pháp hiệu quả để tránh việc này là gắn việc truyền thông rủi ro vào mỗi công việc mà bạn hay Project team làm hàng ngày để đảm bảo những rủi ro được truyền thông trong toàn dự án. Không phải chỉ những quản lý cấp cao hay high-level management mới được quyền biết các rủi ro mà bản thân các team members – những người trực tiếp thực thi dự án cũng phải nắm rõ những rủi ro có thể sảy ra trong công việc hàng ngày của họ.

4. Cân đong đo đếm những thách thức và cơ hội
   

Trong phương pháp tiếp cận mới, rủi ro của dự án không hẳn chỉ mang tính tiêu cực mà trong đó có những rủi ro có tác động tích cực đến dự án. Những rủi ro này có thể rút ngắn thời gian thực hiên dự án, giảm thiểu ngân sách, hay thậm chí mang lại lợi nhuận cho Công ty, tổ chức của bạn. Nên có một cách tiếp cận đa chiều, xem xét từng khía cạnh của rủi ro để xác định nó là positive hay negative risk, từ đó ta có response plan phù hợp.

5. Xác định người chịu trách nhiệm những rủi ro
   

Thông thường, một số Project Manager chỉ cần đưa ra một danh sách các rủi ro có thể sảy ra trong dự án, tuy nhiên đó mới chỉ là việc bắt đầu. Tiếp đó, bạn phải xác định rủi ro đó đến từ đâu, thuộc phần nào của dự án và quan trọng ai là người chịu trách nhiệm cho những rủi ro đó. Với vai trò là Project Manager , bạn sẽ phải phân công nhiệm vụ cho các team members – người có khả năng giảm thiểu hay ứng phó với rủi ro đó một khi nó sảy ra. Lúc đầu, có thể mọi người sẽ cảm thấy không thoải mái hay thậm chí là áp lực khi họ phải chịu trách nhiệm cho một cái gì đó. Nhưng dần dần, các thành viên sẽ quen và bạn sẽ xây dựng được một cách làm việc chuyên nghiệp trong team của mình. Đó cũng là cách nâng cao trách nhiêm của từng thành viên trong công việc.

6. Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các rủi ro
   

Có một Project Manager nói rằng anh ta ứng phó với tất cả các rủi ro đều như nhau. Nếu như vậy thì dự án lại hóa thành một bài toán rất đơn giản. Nhưng đó không phải một cách tiếp cận tối ưu vì trong dự án có những rủi ro chứa mức độ ảnh hưởng nhiều hơn các rủi ro khác. Và nhiệm vụ của Project Manager là phải phân loại và đánh giá được mức độ ảnh hưởng đó rồi sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các rủi ro. Nếu ta áp dụng quy luật Pareto ở đây, ta sẽ thấy: 80% thất bại của dự án đến từ 20 % rủi ro. Như vậy, tức là không phải tất cả các rủi ro đều ảnh hưởng đên dự án như nhau. Project Manager phải xác định được những rủi ro nào có tác động lớn nhất và đặt vị trí ưu tiên số 1.

7. Phân tích rủi ro
   

Việc phân tích và hiểu bản chất những rủi ro là bước làm quan trọng phải có trước khi đưa ra một response plan cho các rủi ro đó. Việc phân tích rủi ro có thể xảy ra với từng mức độ, có thể là ở mức độ nguyên nhân dẫn đến những rủi ro đó. Xét về tính chất hay mức độ ảnh hưởng xem rủi ro đó là positive hay negative, chi tiết hơn nữa là xem rủi ro đó thuộc lĩnh vực nào của dự án time, cost, hay human resources… . Tất cả những thông tin thu thập được sau quá trình phân tích rủi ro sẽ là những nguồn tư liệu quý giá giúp Project Manager lên một kế hoạch ứng phó sát sao, chi tiết và giảm thiểu tối đa những tác động của dự án.

8. Lập và thực thi kế hoạch ứng phó rủi ro
   

Viêc thực thi kế hoạch ứng phó rủi ro chính là hành động tạo ra giá trị cho dự án. Bạn phải ngăn chặn những rủi ro đó sảy ra đồng thời giảm thiểu những tác động tiêu cực. Trong quá trình thực thi, bạn sẽ phải đứng trước 3 sự lựa chọn: phòng tránh rủi ro (risk avoidance), giảm thiểu rủi ro (risk minimization) và chấp nhận rủi ro (risk acceptance). Phòng tránh rủi ro tức là bạn sẽ phải cân nhắc, sắp xếp hay kế hoạch lại để dự án không gặp phải rủi ro đó nữa, có thể là thay đổi nhà cung cấp hay ứng dụng một công nghệ mới… . Phần lớn nhất trong kế hoạch ứng phó rủi ro là giảm thiểu những tác động của rủi ro đó đến với dự án bằng cách tác động lên những nguyên nhân gây ra rủi ro, hoặc tìm cách khắc phục, giảm thiểu tác động của rủi ro. Cuối cùng, là chấp nhận rủi ro nếu như rủi ro không quá lớn hoặc công tác giảm thiểu tác động gặp nhiều khó khăn, tốn thời gian, kinh phí…

9. Ghi chép lại những rủi ro của dự án
   

Đây là một quy tăc bắt buộc phải có trong quản lý rủi ro. Tất cả những rủi ro của dự án nên được ghi chép lại trong một tài liệu – Risk Register hay Risk Log và phải được theo dõi update và truyền thông thường xuyên để đảm bảo mọi người nắm nắt được tiến trình, trạng thái của rủi ro đó. Một risk log hoàn hảo nên có những thông tin sau: những miêu tả về rủi ro đó, người chịu trách nhiệm cho rủi ro, nguyên nhân hay những phân tích về rủi ro.

10. Theo dõi rủi ro và liên kết hành động
    

Mục đích chính của việc ghi chép các rủi ro thành Risk Register hay Risk log cũng chính là để phục vụ cho việc theo dõi, giam sát thuận tiện hơn. Việc theo dõi tình hình rủi ro là một công việc hàng ngày của một Project Manager . Trong quá trình đó, Project Manager đưa ra những giải pháp, có thể mang tính ngắn hạn lồng ghep vào công việc hàng ngày để khi rủi ro đó thực sự sảy ra thì tác động của nó đối với dự án cũng nhỏ đi.   Mười quy tắc trên được coi là những quy tắc cơ bản không thể thiếu trong quản lý rui ro dự án, là chìa khóa góp phần vào thành công của dự án. Luôn đề cao vai trò của quản lý rủi ro trong quản trị dự án sẽ cho bạn một cách nhìn khác, một cách tiếp cận mới để đạt được mục tiêu dự án một cách toàn vẹn nhất.